25.04.2018
Комплексы неполноценности компании – миф или реальность?
Мне посчастливилось работать в организациях разного масштаба: и в команде из 20 человек, и в корпорации с 260 000 сотрудников. Магия малого бизнеса заключается в том, что эти компании стараются работать максимально эффективно, быстро принимать решения об изменениях, быстро реагировать на изменения рынка и такие организации открыты к изменениям для обеспечения роста своего бизнеса.
НО не в вопросах, связанных с управлением персоналом.
Недавно в электронной версии Forbes я прочитала статью, которая подтверждает мой опыт: «70% руководителей малого бизнеса выполняют дополнительные работы параллельно со своими прямыми должностными обязанностями». Другими словами, руководство, бухгалтерский учет или юрист компании – это те, кто обеспечивает подготовку кадровой документации, расчетов по заработной плате, записей о невыходах на работу и любых других документов, связанных с вопросами персонала.
Поделюсь практическим примером из жизни:
оформление отсутствия работников
Независимо от количества сотрудников в компании, каждое рабочее место имеет свою собственную систему мониторинга. В Компании А заявления об отпуске и других случаях отсутствия (отпуск по болезни, дни донора крови, учебный отпуск и т.д.) подаются и обрабатываются в бумажном формате. Информация об отсутствии сотрудника недоступна и не видна всем сотрудникам (включая руководство компании).
Каждый сотрудник имеет право знать, сколько отпускных дней он может использовать (так называемые накопленные отпускные дни). В Компании А установление (оставшихся) выходных дней производится с помощью бухгалтерии, по электронной почте или путем постановки вопроса лично (соответственно: отрывая сотрудника от основных обязанностей).
Нет прозрачной и доступной информации о заместителях в отсутствие коллеги.
подготовка приказов об отпуске и деловых поездках вручную в бумажном формате
И вот тут проявляются «бизнес-комплексы малых предприятий», упомянутые в заголовке: если у нас небольшая компания, наши работники могут выполнять работу вручную? Или: если мы маленькие, это приемлемо, что мы не видим отсутствия информации от наших коллег? Можем ли мы подождать, пока бухгалтер успеет рассчитать остаток накопленного отпуска? Если мы маленькие, то у нас обязательно “есть время” для обновления информации в общих папках с документами о планах на отпуск? А бухгалтеру компании пора обрабатывать данные о персонале, потому что мы маленькие, и это не займет много времени.
Я надеюсь, что понятно, что это была ирония с моей стороны, но это также и общая реальность. Независимо от того, насколько малые предприятия эффективны в обеспечении своего основного бизнеса, вспомогательные функции часто не рассматриваются и не соблюдаются. Оставляя в стороне эти вещи, в конечном итоге это влияет на качество документооборота, расчет заработной платы, отпускных, бюллетеней и на расчеты других расходов, не говоря уже об общем уровне удовлетворенности сотрудников внутренними процессами компании, связанными с предоставлением работы.
решение
Два слова: автоматизация процессов.
Простая система управления (мониторинга) отсутствием сотрудников, в которой возможно составить список рабочего времени, запланировать изменения в работе, подать заявку на любой тип отсутствия. Эта информация видна всем коллегам в виде календаря, легко получить отчет об отсутствии или интегрировать данные с системой расчета заработной платы. Сотрудник тратит около 1 минуты, чтобы предпринять необходимые действия, в то время как бухгалтерии требуется 1 минута, чтобы собрать эту информацию и произвести необходимые расчеты по зарплате, командировке, болезни и другим затратам, связанным с рабочим временем.
Автоматизация процессов уже несколько лет является “горячей” темой дискуссий среди профессионалов управления персоналом. Новое исследование от KPMG “The Future of HR 2019: in the Know or in the No” продолжает развитие этого вопроса, указывая, что
53% опрошенных организаций активно работают над автоматизацией процессов.
Внедрение функции самообслуживания сотрудников и автоматизации документооборота является одним из основных проектов, которые HR может реализовать, чтобы начать свой собственный путь изменений, освобождая время для себя и коллег для выполнения более важной работы.
Вот два из предложенных мной решений, которые предлагают услуги автоматизации процессов:
