25.04.2018

Комплексы неполноценности компании — миф или реальность?

Мне посчастливилось работать в организациях разного масштаба: и в команде из 20 человек, и в корпорации с 260 000 сотрудников. Магия малого бизнеса заключается в том, что эти компании стараются работать максимально эффективно, быстро принимать решения об изменениях, быстро реагировать на изменения рынка и такие организации открыты к изменениям для обеспечения роста своего бизнеса.

НО не в вопросах, связанных с управлением персоналом.

Недавно в электронной версии Forbes я прочитала статью, которая подтверждает мой опыт: «70% руководителей малого бизнеса выполняют дополнительные работы параллельно со своими прямыми должностными обязанностями». Другими словами, руководство, бухгалтерский учет или юрист компании — это те, кто обеспечивает подготовку кадровой документации, расчетов по заработной плате, записей о невыходах на работу и любых других документов, связанных с вопросами персонала.

Поделюсь практическим примером из жизни:

оформление отсутствия работников

Независимо от количества сотрудников в компании, каждое рабочее место имеет свою собственную систему мониторинга. В Компании А заявления об отпуске и других случаях отсутствия (отпуск по болезни, дни донора крови, учебный отпуск и т.д.) подаются и обрабатываются в бумажном формате. Информация об отсутствии сотрудника недоступна и не видна всем сотрудникам (включая руководство компании).

Каждый сотрудник имеет право знать, сколько отпускных дней он может использовать (так называемые накопленные отпускные дни). В Компании А установление (оставшихся) выходных дней производится с помощью бухгалтерии, по электронной почте или путем постановки вопроса лично (соответственно: отрывая сотрудника от основных обязанностей).

Нет прозрачной и доступной информации о заместителях в отсутствие коллеги.

 

подготовка приказов об отпуске и деловых поездках вручную в бумажном формате

И вот тут проявляются «бизнес-комплексы малых предприятий», упомянутые в заголовке: если у нас небольшая компания, наши работники могут выполнять работу вручную? Или: если мы маленькие, это приемлемо, что мы не видим отсутствия информации от наших коллег? Можем ли мы подождать, пока бухгалтер успеет рассчитать остаток накопленного отпуска? Если мы маленькие, то у нас обязательно «есть время» для обновления информации в общих папках с документами о планах на отпуск? А бухгалтеру компании пора обрабатывать данные о персонале, потому что мы маленькие, и это не займет много времени.

Я надеюсь, что понятно, что это была ирония с моей стороны, но это также и общая реальность. Независимо от того, насколько малые предприятия эффективны в обеспечении своего основного бизнеса, вспомогательные функции часто не рассматриваются и не соблюдаются. Оставляя в стороне эти вещи, в конечном итоге это влияет на качество документооборота, расчет заработной платы, отпускных, бюллетеней и на расчеты других расходов, не говоря уже об общем уровне удовлетворенности сотрудников внутренними процессами компании, связанными с предоставлением работы.

 

решение

Два слова: автоматизация процессов.

Простая система управления (мониторинга) отсутствием сотрудников, в которой возможно составить список рабочего времени, запланировать изменения в работе, подать заявку на любой тип отсутствия. Эта информация видна всем коллегам в виде календаря, легко получить отчет об отсутствии или интегрировать данные с системой расчета заработной платы. Сотрудник тратит около 1 минуты, чтобы предпринять необходимые действия, в то время как бухгалтерии требуется 1 минута, чтобы собрать эту информацию и произвести необходимые расчеты по зарплате, командировке, болезни и другим затратам, связанным с рабочим временем.

 

Автоматизация процессов уже несколько лет является «горячей» темой дискуссий среди профессионалов управления персоналом. Новое исследование от KPMG «The Future of HR 2019: in the Know or in the No» продолжает развитие этого вопроса, указывая, что

53% опрошенных организаций активно работают над автоматизацией процессов.

Внедрение функции самообслуживания сотрудников и автоматизации документооборота является одним из основных проектов, которые HR может реализовать, чтобы начать свой собственный путь изменений, освобождая время для себя и коллег для выполнения более важной работы.

 

Вот два из предложенных мной решений, которые предлагают услуги автоматизации процессов:

CAKE HR              SYMPA HR