7 dalykai, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį rengiant vaizdo konferencijas

Be abejonės, daugelis jau esame dalyvavę vaizdo konferencijose ir patyrę, ką reiškia pašnekovą ne tik girdėti, bet ir matyti. Žinoma, nė viena vaizdo konferencija nepakeičia tikrojo susitikimo, vis dėlto jos yra asmeniškesnės negu pokalbis telefonu ar telefoninės konferencijos.

Tarptautiniai tyrimai parodė, kad kompanijos, turinčios kelis nuotolinius biurus arba po įvairias vietas pasklidusius klientus, pasinaudojusios vaizdo konferencijų teikiamais pranašumais gali sutaupyti net iki 30 % kelionės išlaidų. Tačiau kaip ir bet kokį susitikimą, taip ir vaizdo konferenciją reikia planuoti ir organizuoti profesionaliai bei kokybiškai. Taigi, kokie yra didžiausi iššūkiai organizuojant vaizdo konferenciją?

• Aplinkos triukšmas. Vaizdo konferencijos suteikia galimybę efektyviai dirbti iš bet kur, net ir iš namų. Vis dėlto reikia įsidėmėti, jog organizuojant svarbią vaizdo konferenciją, būtina pasirūpinti izoliuota patalpa, kad pokalbio netrukdytų įvairūs netinkami aplinkos garsai, pavyzdžiui, šunų lojimas ir pan.

• Neišjungtas mikrofonas. Jeigu vaizdo konferencijos metu būtina pasikalbėti su kuriuo nors šalia esančiu asmeniu, kuris yra patalpoje, tačiau nedalyvauja vaizdo konferencijoje, etiška būtų šio pokalbio metu išjungti savo mikrofoną arba, jeigu nėra tokios galimybės, paeiti šiek tiek atokiau.

• Nepageidaujamas techninės įrangos keliamas triukšmas. Pasitaiko, kad žemesnės kokybės mikrofonai, stovint toliau nuo jų, kokybiškai neatkuria garsų. Tokiais atvejais pradeda veikti šiam tikslui sukurti įvairūs algoritmai, sustiprinantys silpnus signalus. Tai savo ruožtu dažnai sukelia nepageidaujamą poveikį, pavyzdžiui, praleidžiami žodžiai ir pan. Norint to išvengti, patartina pasirinkti kokybišką aparatūrą ir prieš pokalbio pradžią patikrinti prietaisų veikimą.

• Išjungtas mikrofonas. Lygiai taip pat svarbu sekti, kad pokalbio metu mikrofonas būtų įjungtas. Vaizdas be garso bus didelis iššūkis tiems, kurie sugeba skaityti iš lūpų.

• Nestabilus ryšys. Labai nemalonu, jeigu dėl lėto ar prasto interneto ryšio vaizdo konferencija reguliariai nutrūksta ir praranda savo prasmę. Tokiais atvejais gali pagelbėti telefonai, jeigu naudojama vaizdo konferencijų ar „Skype“ programa. Tuomet telieka tik prisiminti turimą mobiliųjų duomenų kiekį ir galimą telefono sąskaitą.

• Nežinomas kalbėtojas. Jei pokalbyje dalyvauja keli asmenys, dažnai ne visi jie yra pažįstami. Net jeigu visi vardai yra matomi vaizdo konferencijos programoje, vis dėlto yra mandagu kreiptis į visus ir prisistatyti.

• Aido efektas. Kartais iš vaizdo konferencijos kanalo sklinda nesuprantamas aidas. Iš pradžių reikia bandyti išsiaiškinti, iš kurio kalbėtojo įrenginio girdisi triukšmas. Dažnai toks aidas atsiranda, naudojantis nešiojamuose kompiuteriuose įmontuotais garsiakalbiais ir mikrofonais – tokiems tikslams jie nėra tinkami. Vaizdo konferencijoms labiau tinka atskiros ausinės.

• Prieš pradėdami vaizdo konferenciją, susipažinkite su turima įranga. Tai geriausia išbandyti su kuriuo nors iš kolegų ar pažįstamų.
• Vaizdo konferenciją organizuokite šviesioje patalpoje, nes, siekiant gauti kokybišką vaizdą, vaizdo kameroms būtina šviesa. Atkreipkite dėmesį į šviesos kampą, labai svarbu, kad šviesa nešviestų jums į veidą ir neatsispindėtų pakaušyje, tokiu būdu bus pasiektas tik silueto efektas.
• Apsvarstykite, ar vaizdo konferencijos metu tinkamai atrodote, taip pat ir būdami namie.
• Sekite, kur yra kameros matymo kampas – kameros objektyvas turi būti maždaug akių lygyje. Visuomet prisiminkite, kad į jus žiūri.
• Pokalbio metu žiūrėkite į objektyvą, o ne į savo veidą ekrane. Tai padidins akių kontakto poveikį.