Microsoft 365: mokate už viską, ar tik už tai, ko Jums reikia?
Prieš kelerius metus žiniasklaidoje nuskambėjo skandalingas faktas, esą JAV Vidaus pajamų tarnyba (IRS) per metus iššvaistė 12 milijonų dolerių Microsoft 365 įrankiams, kurių niekada taip ir nepanaudojo. Amerikiečiams buvo daug smagaus juoko, jog pasišventęs nacionalinis auditorius pats buvo audituotas ir „prikirptas”. Verslo bendruomenei tai buvo dar vienas „įrodymas”, jog viešasis sektorius nemoka elgtis nei su pinigais, nei su technologijomis. Tačiau realybė yra šiek tiek kitokia: už Microsoft 365 licencijas bei prenumeratas permoka ir didžioji dalis verslų. Tiek Amerikoje, tiek Lietuvoje.
Microsoft 365 yra nepakeičiama ir konkurentų praktiškai neturinti kompiuterinių „įrankių dėžė”, tenkinanti didžiąją dalį daugumos organizacijų poreikių. Įrankių dėžės metafora čia yra esminė. Jei Jums reikia atsuktuvo ir veržliarakčio, būtent šiuos įrankius turėtumėte ir įsigyti, užuot pirkę visą įrankių dėžę. Tačiau daugumoje organizacijų susiformavo kitokia praktika – pirkti visą dėžę (ko Microsoft niekada nereikalavo), o jau vėliau gilintis, kuriuos įrankius bus galima realiai pritaikyti. Būtent toks požiūris ir lemia finansinių išteklių švaistymą.
Daugelis organizacijų ir IT padalinių vadovų instinktyviai jaučia, jog programų naudotojai (t.y. organizacijos darbuotojai) neišnaudoja viso Microsoft 365 potencialo. Dažnai tai būna akivaizdu: licencijų ar prenumeratų yra nuperkama tiek, kiek organizacijoje yra darbuotojų, nors dalis jų, pavyzdžiui, dirba sandėlyje ir Microsoft įrankiais nesinaudoja. Kitais atvejais darbo pasidalijimo formulė yra sudėtingesnė: vienuose skyriuose dirbančiam personalui pakaktų Business Basic lygio prenumeratos ir jos aprėpiamų įrankių, o štai kito skyriaus darbuotojų funkcijoms jau yra reikalingos Business Premium prenumeratos (kurių kaina vienam naudotojui yra keturis kartus didesnė). Tačiau ir tokiais atvejais iš inercijos Business Premium prenumeratos dažnai yra užsakomos visoms darbo vietoms.
Instinktyvus jausmas, kad išlaidas Microsoft 365 įrankiams visgi reikėtų optimizuoti, dažniausiai išgaruoja vos tik ateina metas licencijas ar prenumeratas atnaujinti. Modernios organizacijos be Microsoft įrankių per akimirką pasijaustų kaip žuvys be vandens, todėl laiko apmąstymams nelieka. O namų darbai, susiję su realių poreikių analize, laiku padaryti nebūna. Todėl pokalbis su vietiniu Microsoft atstovu dėl licencijų atnaujinimo būna toks pats kaip ir praėjusiais metais: „perkame viską visiems ir nesukame galvos”.
Siekiant tokį ydingą požiūrį išgyvendinti ir realiai optimizuoti išlaidas Microsoft SaaS programinei įrangai, kiekvienai organizacijai rekomenduojama atlikti detalų esamos Microsoft 365 įrankių vartosenos auditą. Toks auditas turi aprėpti atskiras darbo vietas ir realų atskirų įrankių naudojimą. Žinoma, efektyviausiai tokie auditai atliekami ne „rankiniu” būdu, o pasitelkiant automatizuotas analizes priemones, kurios leidžia sugeneruoti išsamias ataskaitas apie tai, kokios programos Jūsų organizacijoje yra naudojamos, kurie darbuotojai naudoja kurias programas, ir kokiuose organizacijai priklausančiuose įrenginiuose naudojamos vieni, bet ne kiti Microsoft 365 įrankiai.
Pažangiausius ir nuodugniausius automatizuotus Microsoft 365 įrankių vartosenos analizės ir audito įrankius (pavyzdžiui, Software Asset Management įrankį) siūlo bendrovė Snow Software. Šiai technologijų bendrovei ir jos produktams, kaip ir visiems Microsoft produktams, Lietuvoje atstovauja SQUALIO.
Mes tikime, jog investicijos į IT privalo tarnauti organizacijų pažangai ir efektyvumui, o ne tapti brangia ir ribotus išteklius „siurbiančia” moderniojo prestižo preke. Todėl toliaregiškai mąstančioms organizacijoms siūlome ne tik IT produktų licencijas, bet ir savo patirtį bei konkrečias priemones, leisiančias suformuoti optimalų ir būtent Jūsų reikmėms pritaikytą IT įrankių krepšelį.
