fbpx

12.12.2016

7 soļi pretī panākumiem komandas darbā

Internets ir teju visur – dzīve kļuvusi daudz vienkāršāka un dinamiska reizē. Jau ierasts saņemt atbildes uz gandrīz ikvienu jautājumu klikšķa attālumā jebkurā laikā un vietā. Simtiem miljonu cilvēku visā pasaulē lieto tādas tiešās saziņas lietotnes kā Skype,WhatsApp un Messenger.

Darba vidē šāda veida komunikācija mēdz klibot, jo tradicionāli e-pasts tiek izmantots kā primārais saziņas līdzeklis ar kolēģiem, kuri strādā citā kabinetā un telefona zvanus taupa īpaši svarīgām reizēm. Tas nozīmē, ka mazāki, šķietami nesvarīgāki jautājumi var palikt neuzdoti.

Microsoft misija ir ļaut katrai personai un organizācijai sasniegt vairāk. Jaunākais rīks Office 365 arsenālā apliecina – Microsoft savu misiju uztver nopietni. Teams ir komandu čatā balstīta darba vide. Tas nozīmē, ka Teams galvenais uzdevums ir nodrošināt ērtu un ātru saziņu uzņēmuma ietvaros. Būtiskākais ieguvums ir ciešā integrācija Office 365, kas ļauj Teams kopīgi strādāt gan uzturot vienotas piezīmju grāmatas, gan dokumentu mapes.

Teams pamatieguvums ir iespēja ātri un ērti sastrādāties digitālajā vidē. Pirmoreiz atverot Teams lietotni jebkurā platformā, tiek piedāvāts izveidot jaunu komandu. Iespējams darīt to uzreiz vai izvēlēties Skip this step un vispirms iepazīt, kā rīks izskatās kopumā. Sekojošā iepazīšanās tūre gan ir ieteicama, lai uzreiz orientētos jaunajā vidē un tās iespējās. Programmas logā arīdzan redzamas galvenās rīka sadaļas, piemēram, Teams, Chats un Activity.

1_darba-uzsaksana

Uzklikšķinot Teams pogai, redzamas komandas, kurās lietotājs ir dalībnieks. Komandas var veidot dažādākajiem mērķiem. Tas var būt projekts, kur komandai kopīgi jāsadarbojas gan pie dokumentācijas, gan pasūtījuma izpildes. Tikpat labi – interešu grupa, kas kopīgi apmeklē teātri un mīl diskutēt par tā jaunumiem.


  • Izveido darba grupu.

Sākuma skats mudina paveikt pamata lietas, piemēram, pievienot dalībniekus, veidot jaunus kanālus un uzzināt vairāk informācijas sadaļā.

2_1-ieteikums


  • Sazinies!

Uzsākt jaunu čatu ir pavisam viegli. Loga lejas daļā noklikšķinot uz Start a new conversation, iespējams izveidot pirmo ziņu. Teams ļauj bagāti formatēt tekstu, lai izceltu katrā ziņa nozīmīgāko.

3_2-ieteikums


  • Humors ir tas, kas iekustina domas mehānismu.

Kā pierasts ikdienā izmantotajās čata lietotnēs, arī biroja saziņu nu var darīt krāsaināku, krāšņi parādot savas emocijas, izvēloties kādu no plašā klāsta.

4_3-ieteikums


  • Informē & esi informēts!

Reizēs, kad nepieciešams uzrunāt konkrētu cilvēku, līdzīgi, piemēram, Twitter, uzruna jāsāk ar @ simbolu un jāturpina, no piedāvāto personu saraksta izvēloties vēlamo. Šādā gadījumā uzrunātais saņems paziņojumu par to, ka uzrunāts tieši viņš.

5_4-ieteikums


  • Vienota darba vide komandai.

Svarīgākā funkcionalitāte, kas Teams padara par spējīgāko spējās saziņas rīku birojā ir tā integrācija Office 365. Piemēram, sarunā augšupielādēts dokuments no datora kļūst pieejams grupai. To iespējams rediģēt gan noTeams lietotnes, gan pārlūka, gan lokālās Word versijas. Papildu tiešsaistes failu mapei, katra komanda saņem arī kopīgu kalendāru, e-pasta grupu, OneNote piezīmju grāmatu un darba plānu Planner rīkā, kas palīdz organizēt komandas plānotos uzdevumus.


  • Sadali projektu / darba uzdevumu.

Reizēs, kad komandas apspriežamie temati sāk izteikti diferencēties, vērts izveidot papildu kanālu. Katrai komandai pēc noklusējumā piešķirts viens kanāls – General. Jaunā kanālā vērts nodalīt, piemēram, Prasību analīzi, lai tajā turētos pie noteiktā temata un organizētu attiecīgos dokumentus.

Jauns kanāls izveidojams, noklikšķinot uz trīspunkti blakus komandas nosaukumam. Tas  ļaus tai pašai komandai sākt sarunu no jauna un turēt specifiskos tematus nodalītus.

6_5-ieteikums


  • Vieta arī individuālai komunikācijai.

Ne visi jautājumi jārisina veselai komandai. Dažreiz nepieciešama saruna aci pret aci. Arī virtuāli. Tam domāta sadaļa Chat. Tā ir tuva klasiskajiem saziņas rīkiem kā Skype. Ieguvums arī šādas sarunas vedot Teams, varam ietaupīt laiku, izmantojot tikai vienu lietotni. Papildus pieejamas līdzīgas iespējas komandu čatam. Piemēram, kopīga OneNote piezīmju grāmata un kopīga dalīto failu mape.

7_6-ieteikums


Gan komandu, gan privātās sarakstes jebkurā brīdī iespējams pacelt vēl tiešākā līmenī – audio vai video zvanā. Activity sadaļa parāda jaunumus katram interesantajās grupās un kanālos. Viens klikšķis un lietotājs atrodas attiecīgajā sarakstē.

Lai Teams vidē spētu paveikt vēl vairāk, turpat ir iespējams apskatīt visu tikšanos grafiku un koplietotos failus.

Šis ir tikai ieskats Teams pamatfunkcionalitātē. Lietojot rīku ikdienā, noteikti noderēs iebūvētais meklētājs, kas palīdzēs ziņu, personu un failu atrašanā. Būtiskākās ziņas iespējams noglabāt atsaucēm, izmantojot grāmatzīmes. Connectors palīdz komandai saņemt svarīgāko informāciju, piemēram, Ministru kabineta Twitter straumi, turpat sarunā.

Microsoft Teams iekļauts Office 365 Business Essentials un Business Premium.

Ja vēlaties uzzināt par aktuālākajiem produktivitātes risinājumiem, pierakstieties Squalio ikmēneša jaunumiem. Tur arī ziņas par gaidāmajām meistarklasēm, kur tos redzēt un izmēģināt darbībā!