1 sākums

1.1 Pierakstīšanās Office365

Atveriet interneta pārlūku un adreses laukā ievadiet: portal.office.com.

Pierakstieties Office365 ar Jums izveidoto administratora kontu, piemēram: admin@domēns.onmicrosoft.com.

Pēc veiksmīgas pierakstīšanās, Office365 konta galvenajā lapā atveras programmu klāsts, kas Jums pašlaik ir pieejams.

Lai turpinātu, dodieties uz Admin paneli.

1.2 Audita funkcijas ieslēgšana

Lai izsekotu darbinieku un administratoru darbībām, nepieciešams ieslēgt audita funkciju.

To var izdarīt, atverot Security and Compliance administrācijas paneli.

Izvēlieties Alerts > Manage alerts > Start recording user and admin activities.

Izvēlieties Turn On, lai aktivizētu darbību auditu.

1.3 domēna pievienošana

Lai izveidotu lietotājus ar Jums piederošu domēnu, piemēram vārds@firma.lv tas ir jāpievieno Office 365, lai to paveiktu pie Jūsu domēna turētāja (piemēram Nic.lv)  ir jāpievieno Office 365 nepieciešamie DNS ieraksti (Domēnu nosaukumu sistēmas darbības nodrošināšanai).

Pievienojot DNS ierakstus ir jāizvērtē, ko darīsiet ar mājaslapas un citiem esošajiem DNS ierakstiem, jo to konfigurāciju ir iespējams pārcelt uz Office 365, konsultējieties ar Squalio vai savu IT atbalsta personu.

Bet lai veidotu lietotājus ar Jūsu domēnu, pietiek ar viena TXT (DNS ieraksta tips) ieraksta pievienošanu domēna konfigurācijā – šis ieraksts parasti neizmaina nevienu no esošajiem iestatījumiem.

Office 365 Administratora panelī izvēlieties Setup > Domains > Add domain.

Atveras domēna pievienošanas panelis, kurā nepieciešams ievadīt Jums piederošā domēna vārdu, kad tas izdarīts, pārejiet uz nākamo soli.

Nākamajā solī tiek piedāvāts TXT ieraksts, ko jāpievieno domēna konfigurācijā.

Pēc ieraksta pievienošanas izvēlamies Verify, ņemiet vērā, ka verifikācija var nenotikt uzreiz un var aizņemt no dažām minūtēm līdz pat stundai.

Ar to pagaidām pietiek, lai veidotu lietotājus, turpmākā domēna konfigurācija vēlama tikai pēc e-pasta migrācijas.

1.4 Lietotāju izveide

Lietotājus jāveido sadaļā Users > Active Users, kur var apskatīt un rediģēt esošos lietotājus, kā arī pievienot jaunus izvēloties Add user.

Nepieciešams norādīt:

4. Vārdu, uzvārdu,

5. Parādāmo vārdu,

6. Lietotājvārdu (e-pasta adresi),

7. Atrašanās valsti,

8. Kontaktinformāciju (nav obligāta),

9. Paroles piešķiršanas veidu (Automātiski ģenerēta vai piešķirta),

10. Lietotāja tiesības,

11. Nepieciešamo licenci;

2 datu migrācija

2.1 dokumentu migrācija

Lai nodrošinātu kontrolētu informācijas apriti uzņēmumā vēlams visus esošos datus glabāt kontrolējamā vidē, kurai var piemērot tālāk aprakstītās Label un eDiscovery funkcijas.

Failus, kas paredzēti individuālai lietošanai un glabājas lietotāju darbstacijās sinhronizējiet vadoties pēc OneDrive_Sync  pamācības attiecīgi Jūsu operētājsistēmai.

Koplietošanas failus, kas līdz šim glabājās tīkla diskā, vai kādā citā datu krātuvē jāpārceļ uz Sharepoint, vairak par to var lasīt šeit.

Ielogojieties portal.office.com ar licencētu administratora lietotāju un izvēlieties Sharepoint.

Izveidojiet Grupas vietni, uz kuru sākumā pārcelt visus dokumentus, lai pēc tam ar Office 365 rīku palīdzību tos sašķirot attiecīgi prasībām.

Izvēlieties kā nosaukt failu krātuvi.

Izlaidiet nākamo soli par papildus dalībniekiem grupā.

Izveidotās grupas vietnes dokumentu sadaļa darbojas gluži kā failserveris, kurā dokumentus var augšupielādēt (5), izmantot Drag&Drop funkcionalitāti (7) vai sinhronizēt failus uzstādot OneDrive klientu esošajā failu glabātuvē.

Pēc šo visu darbību veikšanas, izmantojot zemāk aprakstītās funkcijas jāveic datu klasificēšana. Pēc tam var veidot atsevišķas grupu vietnes cilvēku grupām, pamatojoties uz datu specifiku.

2.2 E-PASTU MIGRĀCIJA

Office 365 Exchange Online pakalpojums sniedz iespēju izmantot biznesa klases e-pastu, pirms to iestatīt jāizlemj, vai vēlaties pārcelt e-pasta saturu no iepriekš lietotā e-pasta pakalpojuma, vai uzsākt darbu ar tukšu pastkastīti.

Pieejamie risinājumi e-pasta satura pārcelšanai ir atkarīgi no līdz šim lietotā servisa, sniegsim instrukcijas populārākajiem migrācijas scenārijiem.

2.2.1 IMAP migrācija

Lai izmantotu šo metodi serverim jāatbalsta IMAP, kas nozīmē, ka viss e-pastu saturs glabājas uz servera, plašāk par šo metodi var lasīt šeit.

Lai varētu uzsākt migrāciju, vispirms ir jāizveido lietotāji un jāpiešķir tiem licences, jānoskaidro: servera adresi, šifrēšanas/autentifikācijas metodi, lietotāju vārdus un paroles.

Šis migrācijas veids sinhronizē tikai e-pasta datus, kalendārs un kontakti netiek sonhronizēti.

Kad ir ievākta visa nepieciešamā informācija, atveriet Exchange admin centru.

Vispirms jāizveido migrācijas galapunkts, jeb savienojums ar serveri.

Izvēlamies – pievienot, atveras jauns logs, spiežam uz IMAP.

Aizpildiet nepieciešamo informāciju par esošo e-pasta serveri.

Pie nākamā soļa norādiet savienojuma nosaukumu brīvā formā, pie maksimuma ierobežojumiem norādiet 100.

Kad tas ir izdarīts, aizveram liekos logus un atgriežamies Exchange admin centrā, lai izveidotu migrācijas paketi.

Izvēlieties IMAP migrāciju.

Pēc šeit atrodamā parauga izveidojiet CSV failu, kas satur lietotāju informāciju, pievienojiet to.

Nākamajā solī pārbaudiet vai servera piekļuves dati ir pareizi.

Norādiet migrācijas paketes nosaukumu (nav būtisks) pie Bad un Large objektu ierobežojuma norādiet 100.

Norādiet lietotāju, kurš saņems atskaiti par migrācijas statusu un izvēlieties kad uzsākt migrāciju.

Kad esiet sācis e-pastu migrāciju, izvēloties View details var redzēt detalizētu migrācijas statusu.

Ja kāds lietotājs netiek nomigrēts un tam tiek piedēvēts Failed statuss ar kļūdu, ka nepareiza parole, tad to var izdzēst no konkrētās paketes un no jauna pievienot citā, izlabojot paroli iepriekš veidotajā CSV failā;

Kad migrācija ir beigusies, ielogojoties portal.office.com ar jaunajiem lietotājiem un pārbaudiet, vai pasta saturs ir nomigrēts;

Migrācijas procesu var atstāt aktīvu vairākas dienas gan pirms, gan pēc DNS ierakstu nomaiņas, vienreiz diennaktī tiek sinhronizētas izmaiņas;

Ja viss ir kārtībā, tad atlicis pārslēgt e-pastu plūsmu izmainot DNS ierakstus;

Pārslēdzot e-pasta plūsmu, nepieciešams izveidot jaunus pasta profilus un veikt Outlook konfigurāciju;

2.2.2 PST failu eksports/imports

Ja Jūsu pasta serveris darbojas ar POP3 savienojumu, vai Jums ir tikai dažas e-pasta kastītes, tad PST failu migrācija būs piemērota Jums.

Šo procesu var veikt, ja e-pastu apstrādei datorā tiek lietots Outlook klients.

Lai sāktu failu eksportu atveram Outlook, izvēlamies File > Open & Export > Import/Export.

Izvēlamies Export to a file > Next.

Izvēlamies Outlook Data File > Next.

Izvēlieties visu pastkasti, atzīmējam lai tiek iekļautas apakšmapes, spiediet Next.

Izvēlieties kur saglabāt failu, atzīmējiet, lai netiek eksportēti dublikāti.

Failam var piedēvēt paroli, ja tas nepieciešam spiediet Ok.

Sākas failu eksportēšana, process var aizņemt no dažām minūtēm līdz pat stundām, tas atkarīgs no failu apjoma un datora veiktspējas.

Lai importētu failu jaunajā kontā, vispirms jāveic pasta profila un Outlook konfigurācija.

Lai sāktu failu importu atveram Outlook, izvēlamies File > Open & Export > Import/Export.

Izvēlieties Import from another program or file.

Izvēlieties Outlook Data File.

Atrodiet iepriekš izveidoto failu, atzīmējiet: Do not import duplicates.

Atstājiet noklusējuma iestatījumus un sagaidiet, kad faili tiks ieimportēti jaunajā kontā.

2.2.3 Pasta profila izveide

Pirms jauna konta piesaistes datoram nepieciešams izveidot jaunu pasta profilu.

Windows sistēmai jādodas uz Control Panel > View by: Small icons > Mail.

Izvelieties Show Profiles.

Izvelieties Add un norādiet jaunā profila vārdu (nav būtisks tā nosaukums).

Iespējams, ka Jums uzreiz tiks piedāvāta iespēja uzstādīt jauno kontu – izlaidiet šo iespēju.

Izvēlieties darbu sākt ar jauno profilu, iepriekš lietotais pagaidām lai paliek kā rezerves variants.

Nākamreiz atverot Outlook, Jums tiks piedāvāta iespēja iestatīt klientu.

2.2.4 Pasta klienta konfigurācija

Atverot Outlook pirmo reizi, vai pēc jauna pasta profila izveides tas automātiski piedāvā pievienot e-pasta kontu, izvelieties Next, lai uzsāktu konfigurāciju.

Izvēlieties Yes.

Aizpildiet visu nepieciešamo informāciju, norādot Jūsu jaunā e-pasta konta datus.

Pagaidiet kamēr konts tiks pievienots, tas var aizņemt dažas minūtes.

Būs nepieciešams vēlreiz ievadīt jaunā konta paroli.

Ja konfigurācija beidzas sekmīgi, variet sākt lietot servisu, ja nē, turpiniet konta iestatīšanu manuāli.

Ja izmantojāt IMAP migrāciju, uzgaidiet kamēr pasta saturs ielādēsies datorā, ja izmantojiet PST eksporta/importa funkciju atgriezieties pie importa sadaļas.

3. Windows 10 Pro upgrade uz Businessun piesaistīšana Azure Active Directory

Pirms sākt darbu pie windows versijas maiņas ir jāpārliecinās, ka lietotājs kas veiks šo procesu jau ir izveidots kā Users ar piešķirtu Microsoft 365 Business  licenci  Azure Active Directory, kā arī Windows 10 Pro versijas pamat  licencei ir jābūt jau aktivizētai. Ja šīs divas lietas ir sakārtotas, mēs varam uzsākt šo procesu sākot ar pāris darbībām windows 10 vidē.

Windows start izvēlnē spiežam uz settings, var arī uzpiežot  start mēs varam uzreiz vadīt tekstu, ko mēs vēlamies sameklēt.

Settings sadaļā spiežam uz Accounts

Accounts sadaļas kreisajā puse būs izvēle, kur spiežam uz Access work or school  un spiežam Connect

Šajā sadaļā ir iespējams ievadīt e-pasta adresi uzreiz un spiest next vai arī izvēlēties Join  this device to Azure Directory

Ievadam darba e-pastā adresi un spiežam next

Ievadam darba paroli un spiežam Sign in

Pēc pareizi ievadītiem datiem vajadzētu parādīties šādam logam kurā ir informatīvs info, ja viss sakrīt spiežam Join

Iegūstam pēdējo apstiprinājumu ka ierīce pievienota domēnam, un spiežam Done

Lai tagad varētu pārbaudīt vai viss ir nostrādājis Starta izvēlne spiedīsim uz Account logo kur būs iespēja izvēlēties Switch account un Sign out (Der abas izvēles) izvēlamies un spiežam uz kādos no izvēlētajām.

Spiežam uz Other user  kreisajā stūri un ievadam darba e-pastu un paroli, nospiežam Enter

Windows start izvēlnē spiežam uz settings

Spiežam uz System

No System sadaļas, kreisajā daļā izvēlamies About, kurā būs iespēja redzēt informāciju par jūsu windows versiju, kurai vajadzētu būt Windows 10 Business

4. Custom Sensitive Types izveide
un augšupielāde

4.1 custom sensitive Types izveide

4.1.1 Iekļautie Sensitive Data Types un to nozīme

Dokumentu pakā iekļauts fails, kas palīdzēs Jums automatizēt personu identificējošas informācijas atrašanu un aizsargāties no tās neautorizētas izmantošanas.

Failā definēts piecu tipu komplekts latviešu, krievu, angļu, lietuviešu un igauņu valodās, kas meklēs atslēgvārdus:

Vārds, uzvārds;

Epasts, elektroniskais pasts, [burti, cipari ap @ simbolu, “.lv”, “.com” utml.];

Numurs, telefons, telefona numurs, tālrunis, mobilais, fiksētais, 371, [astoņciparu skaitlis];

Adrese, iela, pilsēta, rajons, novads, valsts, birojs, dzīvoklis, māja, ēka;

Personas kods, pase, ID karte.

Piemērs. Epastā izcelta atrastā sensitive type informācija izcelta.

Čau!

Sestdien biju pie klienta Liepu ielā 15 apskatīt gāzes katlu. Kārtējā māja, kur durvju kods ir 1234. Lai nu kā, problēma bija strāvas padevē. Visu salaboju, paņēmu normālu summu, jo pēc TV izskatījās, ka dzīvo labi.

2 nedēļas būšu atvaļinājumā, ja zvana: Jānis Bērziņš, 21345768, janka@pastkaste.lv

Kristaps

Šai piemērā regulas prasībām neatbilstoša ir dalīšanās informācijā par klienta mantisko stāvokli, jo tai nav tiešas saistības ar veicamo uzdevumu. Data Loss Prevention paziņo lietotājam, ka ir vērts pārdomāt, vai atbilstoši dalīties šādā informācijā, kaut arī e-pasts atpazīts pēc citiem kritērijiem.

4.1.2 Datu tipa uzbūve

Mūsu xml ir kā piemērs galvenes un kājenes daļai, iesakām izmantot to. Izskaidrojam mūsu definīcijā: 1 termu sarakstu; 1 regulāro izteiksmi; Tuvumu / iespējamību.

Ilustrācija 1- Sensitive Data Type XML pamatelementi

Pārskats par nepieciešamajiem soļiem un komponentēm. Plašāks apraksts Microsoft atbalsta vietnē.
1.
Unikāls ID konkrētajam failam, kas jāģenerē PowerShell komandu NewGuid.

2. Unikāls ID tāpat kā 1. solī.

3. Ierakstiet sava uzņēmuma nosaukumu.

4. Ierakstiet tipa nosaukumu. Piemēram, GDPR-name meklē atslēgvārdus vārds, uzvārds vairākās valodās.

5.Tipa vispārīgais apraksts

6. – 8. ID no 7.3. soļa, nosaukuma un apraksta lokalizācija vēlamajās valodās, vispārīgs apraksts.

3., 7. un 8. soļos minētā informācija parādīsies Office 365 administrācijas centrā pie Sensitive Types.

Ilustrācija 2 – Sensitive Information Type definējamā daļa

Pirmā daļa (XML dokumenta sākums un beigas) vienmēr ir līdzīgas. Šai attēlā redzamais ir būtiski mainīgā daļa. Tajā definē, kādi vārdi un regulāras izteiksmes tiek meklētas. Piemēram, šeit meklē terminu vārds un uzvārds 4 valodās. Papildus parādīts Latvijas personas koda definīcijas piemērs. Detalizēts apraksts Microsoft atbalsta vietnē.

1.Tipa unikālais ID, tas pats, kas 1. ilustrācijas 6. punktā;

2.Simbolu attālums no pirmā atslēgvārda vai izteiksmes, kurā uzskatāms, ka veikts sekmīgs tā paša tipa otrs atradums;

3.ConfidenceLevel apzīmē, cik procentuāli uzticams ir atradums, ja tas atbilst tālāk definētajiem kritērijiem;

4. – 5.Definē, kurus kritērijus izvēlaties attiecīgajam uzticamības procentam;

6.Atslēgvārdu saraksta nosaukums;

7.String definē, ka turpmāk definētas simbolu virknes. Praktiski tas nozīmē, ka, meklējot vārd, tiks atrasts arī uzvārds un locījums vārdi;

8.Term definē pašus meklējamos terminus, kas var būt vairāki;

9.Regulārās izteiksmes nosaukšana;

10.Regulārās izteiksmes definīcija. Šai gadījumā tiek meklēts Latvijas personas kods, ko veido 6 cipari, simbols “-” un 5 cipari vai 6 cipari, jebkurš cits viens simbols un 5 cipari.

4.1.3 Datu tipa izveide

Apraksts pa soļiem

Paņemiet mūsu XML

Par paraugu izmantojiet nodaļā 7.2. izmantoto dokumentu.

Nomainiet GUID

Vispirms jāveic unikālo ID (GUID) ievietošana.

Lai izveidotu jaunu GUID, Windows Starta izvēlnē atrodiet PowerShell, atveriet to ievadiet komandu [guid]::NewGuid() (1). Jums tiks atgriezts GUID simbolu virkne (2).

Jauno GUID ievietojiet laukā 1.

Atkārtojiet GUID izveides procesu vēl divreiz, rezultātus ievietojot laukos 2 un 3. Svarīgi, ka laukā 4 izmantojat to pašu GUID, ko laukā 3!

Laukā 1 ierakstiet sava uzņēmuma nosaukumu.

Laukos 2 un 3 ierakstiet informācijas tipa nosaukumu, piem., Personvārdi un Tips, kas atpazīst personvārdus latviešu, lietuviešu, igauņu un krievu valodās. Neatkarīgi, kādā valodā aizpildāt šos laukus, ieteicams vietas un valodas kodus saglabāt nemainīgus.

4 un 5 laukā ierakstītā informācija būs redzama Office 365 administrācijas panelī, tāpēc te varat sniegt plašāku informāciju. Šeit iespējams sniegt definīcijas atkarībā no lietotāja izmantotās valodas. Par to varat plašāk lasīt Microsoft atbalsta vietnē.

Laukā 1 ierakstiet sava uzņēmuma nosaukumu.

Laukos 2 un 3 ierakstiet informācijas tipa nosaukumu, piem., Personvārdi un Tips, kas atpazīst personvārdus latviešu, lietuviešu, igauņu un krievu valodās. Neatkarīgi, kādā valodā aizpildāt šos laukus, ieteicams vietas un valodas kodus saglabāt nemainīgus.

4 un 5 laukā ierakstītā informācija būs redzama Office 365 administrācijas panelī, tāpēc te varat sniegt plašāku informāciju. Šeit iespējams sniegt definīcijas atkarībā no lietotāja izmantotās valodas. Par to varat plašāk lasīt Microsoft atbalsta vietnē.

Definējiet savu vārdnīcu

Darbība notiek <Rules>…</Rules> birku ietvaros (1). Te atrodas:

tipa ID (entity id)

ticamības līmeņa definīcijas (Pattern ConfidenceLevel) (3, 4);

meklējamo atslēgvārdu saraksti (Keyword) (5, 6);

regulārās izteiksmes (7, 8);

lokalizētie nosaukumi.

Svarīgi apzinātie, ka ticamības līmeni procentuāli varam definēt augstāku, ja tajā ievietojam vairāk pārbaudes elementu. Piemērā uzrādīts ticamības līmenis 70, ja tiek atrasts viens elements (Term) no attiecīgā saraksta. Tātad, varat būt par 70%, ka atrastais nav viltus trauksme. Ja atrodas skaitļu virkne, kas līdzinās Latvijas personas kodam, tad varat būt pārliecināti par 90%.

Pašu vārdu sarakstu veidojiet sadaļā 6. Sadaļas 5 sākumā nosauciet pazīmi, piemēram Baltijas_personvārdi. Šo nosaukumu izmantojiet, definējot ticamības līmeni sadaļās 3 un 4.

4.1.4 Datu tipa augšupielāde

4.1.4.1 Pieslēgšanās Office 365 vadības PowerShell konsolei

Lai augšupielādētu pielāgotu jutīgo datu tipu, jāpieslēdzas Azure Powershell. Vienmēr aktuālākā informācija par nepieciešamajām darbībām un ērtākā vieta, no kuras nokopēt komandas, atrodama Microsoft atbalsta vietnē.

Windows Start izvēlnē atrodiet Windows PowerShell (1) un ar labo klikšķi izvēlēties to palaist administratora režīmā (2).

PowerShell komandrindā vispirms jāievada komanda (1)

Set-ExecutionPolicy RemoteSigned

Ievadot simbolu a, jāizvēlas iespēja Yes to All (2). Šeit un turpmāk, ja neparādās kļūdu paziņojumi, darbība uzskatāma par veiksmīgu.

Tālāk jāveic autorizācija ar Jūsu Office 365 globālā administratora autentifikācijas datiem. Vispirms ievadiet komandu (1)

$UserCredential = Get-Credential

Tad parādīsies uznirstošs logs, kurā jāievada minētais lietotājvārds un parole (2).

Šeit jāievada 2 komandas:

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.compliance.protection.outlook.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection

Import-PSSession $Session

4.2 eDiscovery

Office 365 eDiscovery sniedz iespēju atrast konkrētu informāciju visā tā vidē, tai skaitā, patskastēs (Exchange Online), darbinieku dokumentos (OneDrive for Business) un kopīgajās dokumentu krātuvēs (SharePoint Online). Tas nozīmē, ka tagad varat meklēt personas datu saturošu informāciju, saprast, vai tā atrodas īstajā vietā un vajadzības gadījumā pārveidot un mainīt pieejas atļaujas. Vairāk par Office 365 eDiscovery lasiet Microsoft atbalsta vietnē.

Vispirms no Office 365 administrācijas paneļa dodieties uz Security and Compliance centru. Tā kreisajā apakšējā daļā atradīsiet Search & Investigation sadaļu (1). Izvēloties eDiscovery (2) Jums būs iespēja apskatīt esošos meklējumus un izveidot jaunus (3). Jaunam meklējumam varat iestatīt nosaukumu (4) un aprakstu (5). Šajā piemērā meklēsim personvārdus, kā definēts 7. nodaļā.

Atveriet jaunizveidoto meklējumu un dodieties uz Search sadaļu (1). Tur izveidojiet jaunu specifisko meklējumu, izvēloties tam nosaukumu (3) un vides, kuras tas pārmeklēs. Pirmajā reizē iesakām izvēlēties visu (4), lai ietvertu gan epastus, gan darbinieku individuālos (OneDrive) un kopīgos (SharePoint) dokumentus.

Lai atrastu vārdus un uzvārdus, šajā gadījumā izvēlieties meklēt pēc iepriekš definētā Sensitive Type. Komanda meklējumam:

SensitiveType:”Pilns tipa nosaukums pēdiņās”

Papildus varat meklēt vārdus, frāzes un regulārās izteiksmes, tāpat kā definējot Sensitive Type.

Lai pārbaudītu, ka vaicājums ierakstīts korekti, izmantojiet pogu Check Query for Typos (2) un veiciet meklējumu ar Search (3). Vairāk par meklēšanas parametriem lasiet Microsoft atbalsta vietnē.

meklējam vienu informācijas tipu pēc atslēgvārdiem, piem., vārds, uzvārds, name, surname utml.;

izveidot 2 dokumentus ar vārdu, uzvārdu

veikt 5 epasta sarakstes, pieminot vārdu, uzvārdu

Meklējam pēc sensitive data type

Parādām arī Jānis Bērziņš

Atveram informāciju;

Kad meklējums pabeigts, tā rezultātus eksportējiet, izvēlot tā nosaukumu un klikšķinot uz Export ikonas.

Eksporta logā izvēliet opciju, kas eksportēs visus rezultātus, tai skaitā nenolasāmos (1). Tas Jums dos iespēju pamanīt, piem., kur atrodas liels daudzums attēlu, kas varētu būt pasu kopijas.

Vēstuļu eksportam varat izvēlēties sev ērtāko opciju, tomēr iesakām katru pastkasti eksportēt atsevišķi, lai ātrāk pārbaudītu no datu aizsardzības viedokļa bīstamākos gadījumus (2).

Tālāk cilnē Export izvēlieties attiecīgo vaicājumu un labajā pusē klikšķiniet uz Download Exported results.  Jaunajā logā tāpat – Download

SVARĪGI – nākamā darbība strādā tikai ar Internet Explorer!

Pēc Download results izvēles, parādīsies logs, kas vaicās pēc atslēgas (2) un piedāvās izvēlēties saglabāšanas vietu. Atslēgu nokopējiet no iepriekšējā loga (1).

Par veiksmīgu eksportu vēsta zaļas statusa ikonas (1). Failu pārvaldnieka iespējams apskatīt eksportētos dokumentus un epastus. Attēlā redzams ceļš (2) pie dokumentiem (3).

Pagaidām eksportēto saturu atstājiet vietā, bet pēc nākamajām 2 nodaļām varēsiet sākt to kārtot pa vietām.

4.3 Birku (labels) izveidošana

Izveidojam Labels atbilstoši juridiskās pakas ieteikumiem;

Birkas jeb Labels vajadzīgas, lai ātri un vienkārši atšķirtu informāciju, kas jāpatur uzņēmuma iekšienē un ar ko jāapietas īpaši vērīgi no tās, ko brīvi drīkst dalīt ar trešajām pusēm. Regulas kontekstā tie ir personas dati, bet tikpat labi tie var būt uzņēmuma finansu rādītāji.

Piedāvājam 3 birku piemērus:

Public – informācija, kuru varat izplatīt ārpus uzņēmuma;

Internal – dalīties atļauts tikai uzņēmuma ietvaros;

Confidential – īpaši slepena informācija, ar ko nevajadzētu dalīties pat uzņēmuma iekšienē bez tiešā vadītāja atļaujas.

Vairāk par birku darbību lasiet Microsoft atbalsta vietnē.

Birkas jāveido Security & Compliance administrācijas panelī izvēloties Classifications (1) > Labels (2) > Create a label (3).

Lai atbilstu regulas prasībām par personas datu glabāšanas ilgumu, šai birkai ieslēdziet automātisko uzglabāšanu Retention (2). Atkarībā no prasītā juridiskā regulējuma, iestatiet vajadzīgo periodu (3). Izvēlieties, kam jānotiek, pienākot šī perioda beigām (4). Laba prakse ir nosūtīt informāciju pārskatam uzņēmuma juristam. Visbeidzot nosakiet, kas uzskatām par sākuma laika atskaites punktu (5). Ja tas ir individuāls līgums, kas periodiski tiek papildināts, izvēlieties atskaiti sākt pēdējām izmaiņām. Bet, ja tas ir garš personu saraksts, kur regulāri maināt citu informāciju, ne pašus personas datus, tad labāka izvēle ir dokumenta izveides laiks.

Pārskatiet iestatījumus un izveidojiet birku (1).

Lai lietotāji birku varētu izmantot, tā jāpublicē. To izdariet, izvēloties interesējošo birku un jaunajā panelī klikšķinot Publish Label.

Nākamo skatu (Choose labels to publish) varat izlaist, izvēloties Next. Solis Publish to these locations (1), jo šeit jāizvēlas iespēja publicēt birku visos Office 365 risinājumos, t. sk., epastā, individuālajās un kopīgajās dokumentu glabātuvēs u.c. (2). Apstipriniet ar Next  (3).

Nosauciet piemērojamu politiku (1) un sniedziet par to aprakstu (2).

Ņemiet vērā, ka birku parādīšanās lietotājiem pieejamajos resursos var aizņemt pilnu diennakti (1)!

Pārskatiet definēto un publicējiet birku! (2)

Izveidojam automātisko birku Confidential, kas konstanti pārmeklēs visu informāciju un atbilstoši atzīmēs personas datus.

4.4. Lietotāju grupu izveide

Lai sasniegtu atbilstību regulas prasībai par pieejas tiesību nodali dažādiem personas datu veidiem, ērti ir izmantot Office 365 grupas. Tās ļauj Office 365 lietotājus dalīt grupās attiecībā gan uz epasta saziņu, gan pieeju dokumentiem, gan palīdz šiem lietotājiem ērtāk un ātrāk ikdienā sadarboties.

Svarīgi saprast, ka pat gadījumā, ja, piemēram, grāmatvedības nodaļu veido viens grāmatvedis, grupu tāpat jāveido, jo, esošajai personai mainot nodaļu, visas tiesības dokumentiem vajadzēs veidot no jauna.

Pēc noklusējuma arī paši lietotāji var veidot kopīgās grupas (sīkāk Microsoft atbalsta lapā), bet šajā instrukcijā ir apskatīta grupu veidošana no administratora konta.

Office 365 grupu veido Administrācijas centra Groups sadaļā (1). Tālāk izvēlieties pogu Add a group (2), lai ieraudzītu grupas izveides formu. Piemērā veidota grupa personāldaļas vajadzībām.

Lai nodrošinātu, ka grupa atbild gan par epastu, gan dokumentu tiesību kontroli, pie grupas tipa izvēlieties Office 365 group (3).

Name (4) ir vārds, kas parādīsies kā nosaukums visur, kur grupa tiks pieminēta.

Group ID (5) ir grupas identifikators. Ja nosaukumi uzņēmumā var atkārtoties, tad ID jābūt unikāliem. Reizē tos izmanto, kā grupas kopīgās pastkastes adreses.

Strādājot ar sensitīviem datiem, grupas vienmēr atstājiet Privātas (6), citādi visi uzņēmumā varēs piekļūt to saturam un tas nebūs saskaņā ar regulas prasībām.

Valodas sadaļā (7) sākotnēji ieteicams izvēlēties starptautisku valodu, lai saglabātu grupas ilgtspēju, uzņēmumam attīstoties. Atkarībā no šai solī izvēlētās valodas, tiks izveidotas epasta un SharePoint sadaļas. Praktiski tas nozīmē to, ka, izvēloties latviešu valodu, ienākošo ziņu mape visiem lietotājiem tiks parādīta kā Iesūtne. Pat ja kadam no grupas dalībniekiem Office 365 vides valoda būs cita, šie nosaukumi saglabāsies, līdz grupas īpašnieks tos nenomainīs.

Grupas īpašnieks jeb Owner (8) ir persona, kurai ir tiesības grupai pievienot jaunus biedrus un būtiski mainīt tās bāzes iestatījumus. Parasti par grupas īpašnieku ieteicams iecelt departamenta vai projekta vadītāju, tā noņemot slodzi IT departamentam.

No lietotāja viedokļa pieeja grupas pastkastei notiek Outlook labajā pusē (1). Savukārt, grupu adresēt iespējams, rakstot tās nosaukumu vēstules adresāta To laukā (2).

Atklāšanas fāzē atrastos dokumentus tagad varat novirzīt atbilstošās grupas (1) dokumentu bibliotēkā (2). Lai to izdarītu, iezīmējiet vēlamo failu pārlūkā (3) un ievelciet to attiecīgajā mapē. Svarīgi, ka tagad šiem failiem pieeja būs tikai grupas dalībniekiem (5).

Lai procesu atvieglotu, izmantojiet OneDrive un SharePoint sinhronizācijas instrukcijas daļu. (?)

Apsveicu! Tu esi galā!