fbpx

19.04.2021

Audyty oprogramowania: koniec świata czy szansa na wzmocnienie pozycji?

W sądach amerykańskich było wiele spraw, w których organizacje oskarżały dostawców oprogramowania o „wymuszony postęp“. Mechanizm działa w następujący sposób: dostawcy oprogramowania inicjują audyt prawidłowego wykorzystania oprogramowania w organizacji i wykrywają nieprawidłowości. Organizacja ma dwie możliwości: zapłacić ogromną karę lub zainwestować mniejszą kwotę w zakup najnowszego oprogramowania (chociaż takie oprogramowanie może nie być w pełni odpowiednie dla tej organizacji). Chyba nawet nie trzeba dodawać, że giganci software w takich sprawach sądowych nie przegrywają.

Również w Polsce, audyty producentów oprogramowania stały się całkowicie realną możliwością. Jeśli Twoja organizacja z sektora prywatnego lub publicznego zatrudnia co najmniej kilkanaście osób i korzystasz z oprogramowania Oracle, IBM, Microsoft, SAP lub VMware, prędzej czy później możesz spodziewać się wizyty audytorów. I nie powinieneś się dziwić – kupując dane oprogramowanie, zgodziłeś się na audyt w przyszłości.

Słowo „audyt” ma silny ładunek emocjonalny. Gdy tylko to słyszymy, czujemy się winni i przygotowujemy się na najgorsze. Albo gorzej: zakładamy naszą prawdę i naiwnie tkwimy w nadziei, że wyjdziemy z audytu na sucho. Oba podejścia są wadliwe, ponieważ opierają się na fałszywej przesłance, że audyty pomagają wyjaśnić „prawdę”, przywrócić „prawdę” i ukarać „sprawców”. Prawdziwe znaczenie audytu jest zupełnie inne: jest to bitwa, w której strona, która profesjonalnie zarządza informacją, wygrywa.

Nawet jeśli jesteś przekonany, że korzystasz z oprogramowania zgodnie z warunkami umowy, audytorzy mogą udowodnić, że jest inaczej, ponieważ będą mieli do swojej dyspozycji informacje, o których nawet nie pomyślałeś:

– Twoi pracownicy mogli pobierać na swoje urządzenia robocze programy, które nie są objęte umową z producentem. Na przykład aplikacje Oracle nie są powiązane z hasłem licencyjnym. Oznacza to, że pracownicy mogą pobierać dodatkowe programy kilkoma kliknięciami przycisku, nawet nie zdając sobie sprawy, że nie można tego robić.

– Twoi pracownicy korzystają z oprogramowania na urządzeniach mobilnych, chociaż umowa przewiduje ich używanie tylko na urządzeniach stacjonarnych.

– Potrzebujesz oprogramowania rzadziej używanego do wykonywania określonych funkcji, więc kupujesz 10 licencji do wykorzystania przez 10 pracowników wykonujących dane funkcje. Jeśli jednak nie wykonałeś procedur prawidłowo, audytorzy będą mogli potwierdzić, że te programy były dostępne dla innych pracowników. Jeśli Twoja firma zatrudnia 500 osób, teoretycznie możesz być zmuszony do zapłacenia za dodatkowych 490 licencji.

To tylko kilka przykładów sytuacji, które mogą Cię zaskoczyć podczas audytu. A konsekwencje są bolesne: w zależności od wielkości firmy, stopnia wykorzystania oprogramowania i stwierdzonych nieprawidłowości w używaniu oprogramowania podczas audytu, koszty mogą wahać się od kwot czterocyfrowych do siedmiocyfrowych. Co robić?

Zawody audytorskie można nie tylko przegrać lub zagrać w remis. Jak pokazuje praktyka klientów SQUALIO, można ich również wygrać. Aby to zrobić, trzeba wykorzystać informację na swoją korzyść. Współpracując ze SQUALIO jako partnerem SAM (software asset management), będziesz przygotowany do dostarczenia kompleksowej i odpowiednio skalibrowanej analizy wykorzystania programu podczas audytu. Taka analiza może wykazać, że nie tylko nie naruszyłeś swoich zobowiązań, ale do tej pory przepłacałeś producentowi. W ten sposób możesz wyjść z sytuacji audytu, wzmacniając swoją siłę negocjacyjną, którą wykorzystasz, gdy nadejdzie czas na odnowienie licencji.

Z drugiej strony należy zaznaczyć, że raz do roku robiony audyt wewnętrzny nie umożliwia wygenerowania szczegółowych informacji analitycznych. Zachowania związane z użytkowaniem oprogramowania w większych organizacjach mogą się zmieniać z dnia na dzień, dlatego analiza behawioralna musi być wykonywana na bieżąco. W tym celu klienci SQUALIO używają zautomatyzowanych narzędzi Technology Intelligence opracowanych przez Snow Software, które nie tylko zapewniają ciągłe monitorowanie wykorzystania oprogramowania i rozwiązań chmurowych, ale także analizują zgodność użytkowania ze wszystkimi zobowiązaniami umownymi wobec dostawców oprogramowania.

Wybierając SQUALIO jako swoim partnerem strategicznym IT, od razu zyskasz podwójnie. Otrzymujesz te i tylko te narzędzia Oracle, IBM, Microsoft, SAP lub VMware, których Twoja organizacja i poszczególni pracownicy naprawdę potrzebują. I zawsze czujesz się spokojnie, że nie naruszasz żadnego postanowienia umowy o użytkowaniu oprogramowania.

ARE YOU INTERESTED IN IT COST OPTIMIZATION?