Microsoft 365: płacisz za wszystko, czy tylko za to czego potrzebujesz?

Kilka lat temu media opublikowały skandaliczny fakt, że Urząd podatkowy w Stanach Zjednoczonych (IRS) w ciągu roku wydał 12 milionów dolarów na narzędzia Microsoft 365, z których tak nigdy i nie skorzystał. W USA było dużo śmiechu, gdy oddany audytor krajowy był sam audytowany. Dla środowiska biznesowego był to kolejny dowód na to, że sektor publiczny nie radzi sobie ani z pieniędzmi, ani z technologiami. Jednak rzeczywistość jest trocha inna: za licencje oraz subskrypcje platformy Microsoft 365 przepłaca większość firm jak w Stanach Zjednoczonych tak i w Polsce.

Platforma Microsoft 365 to niezastąpiony oraz praktycznie bezkonkurencyjny „zestaw narzędzi“ komputerowych, który spełnia potrzeby większości organizacji. Bardzo istotna jest tutaj metafora zestawu narzędzi. Jeśli potrzebujesz śrubokręta i klucza, powinieneś kupić tylko te narzędzia zamiast kupować cały zestaw narzędzi. Jednak w większości organizacji pojawiła się inna praktyka – kupowanie całego zestawu (czego Microsoft nigdy nie potrzebował), a następnie szukanie możliwości realnego zastosowania poszczególnych narzędzi. To właśnie takie podejście prowadzi do marnotrawstwa środków finansowych.

Wielu kierowników działu IT zauważa, że użytkownicy programu (tj. pracownicy organizacji) nie wykorzystują pełnego potencjału platformy Microsoft 365. Często jest to oczywiste: licencje lub subskrypcje są kupowane dla wszystkich pracowników w organizacji, mimo że niektórzy z nich np. pracują w magazynie i nie korzystają z narzędzi Microsoft. W innych przypadkach formuła podziału pracy jest bardziej złożona: pracownikom jednego działu wystarczyłoby subskrypcji i narzędzi, które obejmuje plan Business Basic, podczas gdy pracownicy w innym dziale już powinni mieć subskrypcję na poziomie Business Premium (czterokrotnie większa cena na użytkownika). Jednak nawet w takich przypadkach, plan Business Premium jest często zamawiany na wszystkie miejsca pracy.

Instynktowne poczucie, że koszt narzędzi platformy Microsoft 365 trzeba zoptymalizować, zwykle zanika, gdy tylko nadejdzie czas na przedłużenie licencji lub subskrypcji. Współczesne organizacje bez narzędzi Microsoft od razu poczułyby się jak ryba bez wody, dlatego czasu na zastanowienie się nie zostaje. A praca domowa związana z analizą rzeczywistych potrzeb w czas nie zostaje wykonywana. W rezultacie rozmowa z lokalnych przedstawicielem firmy Microsoft na temat odnawiania licencji jest taka sama jak i w zeszłym roku: „zamawiamy wszystko dla wszystkich i nie martwimy się“.

Chcąc zamienić tak błędne podejście i realnie zoptymalizować koszt oprogramowania Microsoft SaaS, zaleca się, aby każda organizacja przeprowadziła szczegółową ocenę oraz analizę obecnego wykorzystania narzędzi Microsoft 365. Dana ocena musi obejmować poszczególne miejsca pracy i faktyczne wykorzystanie poszczególnych narzędzi. Oczywiście najefektywniejszym sposobem przeprowadzania takich ocen nie jest „ręczne“, ale wykorzystując zautomatyzowanych narzędzi analitycznych, które pozwalają na generowanie szczegółowych raportów na temat tego, które programy są używane w Twojej organizacji, z jakich programów korzystają pracownicy oraz w jakich urządzeniach są używane jedne lub drugie narzędzia Microsoft 365.

Najbardziej zaawansowane i zautomatyzowane narzędzia do analizy i oceny użycia produktów platformy Microsoft 365 (na przykład, Software Asset Management) oferuje firma Snow Software. Produkty i rozwiązania tej firmy są reprezentowane w Polsce przez SQUALIO.

Wierzymy, że inwestycje w IT mają służyć rozwojowi i efektywności organizacji, a nie stać się drogim i zasobochłonnym prestiżowym towarem. Dlatego dla organizacji, które patrzą na przyszłość, oferujemy nie tylko licencje na produkty IT, ale także nasze doświadczenie i konkretne narzędzia, które pozwolą stworzyć dostosowany do potrzeb każdej firmy optymalny koszyk narzędzi IT.