STRESS/LESS: Grafiks vienmēr kabatā

Šodien arvien vairāk un skaļāk uzņēmēji un arī darbinieki sāk runāt par attālinātu darba veidu un elastīgu darbu, tomēr jāatzīst, ka vienmēr nemainīgi paliks amati un profesijas, kuras ietvaros darbiniekam ir jāstrādā noteiktā vietā klātienē - ārsti, automehāniķi, administratori un daudzi citi.  Zināms, ka katram no minētiem amatiem mainīgam darbam ir nepieciešams darba grafiks - vai tās ir dienas vai nakts maiņas slimnīcā, vai kontaktstundu skaits un biežums skolā, vai arī mainīgs grafiks darbam ēdināšanas iestādē. Un nemainīgi katrā amatā šāda grafika sastādīšana ir raizes un galvassāpes kā sastādītājam, tā arī pašam darbiniekam. Joprojām nereti klasisks veids, kā darbiniekam tikt pie sava grafika, ir izcīnīt savu vietu pie lielās grafiku tabulas atpūtas telpā. Te to var nofotografēt tālrunī vai pārrakstīt uz lapiņas. Tiek fiksēta informācija par maiņas laiku, bet - vai nu rezultāts ir nepārskatāms, vai tajā var būt neprecizitātes cilvēciskās kļūdas dēļ. Zināma prakse ir tabulu sūtīšana elektroniski. Arī šī forma ir grūti pārskatāma, turklāt atjauninājumus sarežģītāk pārvaldīt un komunicēt visiem. To, lai grafiks katram vienmēr būtu pie rokas, var nodrošināt StaffHub mobilā lietotne. Par to šodien arī gribam pastāstīt. Atverot lietotni un autentificējoties tajā ar savu darba epastu, uzreiz redzams, kad beidzas tekošā maiņa vai sākas nākamā. Iespējams ritināt uz leju un redzēt, kas gaidāms nākotnē. Pilnais kalendārs ļauj viegli pārskatīt dienas ar paša maiņām un redzēt, ar kuriem kolēģiem būs jāstrādā kopā. Ar pieskārienu izvēloties jebkuru no maiņām, iespējams apskatīt, kādi kolēģi tajā strādās un kādas ir vadītāja atstātās piezīmes. Piemērā zemāk norādīts, ka visiem restorānā strādājošajiem svarīgi zināt, ka tiks piegādātas garšvielas. Savukārt maiņai 10:00 – 19:00 dots norādījums palikt līdz beigām un satīrīt restorānu piektdienai.      

Komandas vadība

Viena lieta ir atvieglot darbinieku dzīvi, ieviešot tehnoloģiskos risinājumus. Tomēr nedrīkst aizmirst pārvaldības pusi. Ja tā nebūs gana ērta, rīks pie pirmās izdevības tiks nolikts malā. StaffHub vadītāja puse ir izstrādāta tā, lai ikdienas darba uzlabojums tiešām būtu jūtams. Pirmoreiz startējot StaffHub no staffhub.ms, vadītājam tiek dota iespēja izveidot jaunu komandu. Piemēram, restorānu ķēdes Tērbatas ielas filiāles vadītājs savu komandu varētu identificēt kā Terbatas_5. Tālāk jāpievieno darbinieki. Viņi SMS formā saņems uzaicinājumu instalēt StaffHub savos viedtālruņos. Tālāk komandu var dalīt pa grupām, piemēram, vadītāji, pavāri, bārmeņi un oficianti. Maiņas veidojamas pierastajā tabulas formātā. Katrā dienā konkrētam darbiniekam iespējams piešķirt vienu maiņu. Iepriekš veidotās tiek piedāvātas vispirms. Tās iespējams rediģēt atbilstoši vajadzībai. Piemēram, standarta maiņas varam atzīmēt zaļā krāsā, speciālos saīsinājumus – sarkanā, bet zilā – izcelt, ka maiņai jāveic kāds īpašs uzdevums, piemēram, tīrīšana. Kad nedēļas grafiks veiksmīgi izstrādāts, to atliek pārkopēt tālāk un, vajadzības gadījumā veikt izmaiņas. Grafiks uzskatāms par aktuālo, kad vadītājs uzklikšķinājis Publish. Līdz tam darbinieki izmaiņas neredz. Pieejams ne tikai nedēļas, bet arī mēneša un dienas skats. Pirmais noderēs plašākas ainas iegūšanai, bet otrs – labākai detalizācijai. Noderīgi, ka visos skatos redzamas darba stundas, kas ļauj sekot līdzi noslodzei jebkurā griezumā. Pārējo vadītāja funkcionalitāti veido tikai nepieciešamākais – tabula darbinieku informācijas pārvaldībai, iespēja mainīt komandas nosaukumu un failu pārvaldnieks. Šeit augšupielādējams saturs, par ko runāts iepriekš, piemēram, jauno akciju noteikumi.  

Individuālā darba pielāgošana

Pieredze rāda, ka viens no izaicinājumiem ir individuāla darba laika koriģēšana. Piemēram, Annai sācis sāpēt zobs un nepieciešams zobārsta apmeklējums. Vienīgais pieejamais laiks ir piektdienā, desmitos no rīta. Diemžēl tad paredzēta darba maiņa. Klasiskā variantā jāatrod kolēģis, ar kuru būtu iespējams samainīties, jārunā ar viņu un vadītāju. Dažādu iemeslu dēļ kolēģis var būt grūti sasniedzams. Tāpat, ir situācijas, kad vadītājam jāiegulda liels savs administratīvais resurss, lai pārbīdītu grafiku atbilstoši jaunajai situācijai. Rezultātā tiek zaudētas stundas, kas varētu tikt izmantotas kam produktīvākam. Bieži sarežģītība var nozīmēt, ka lūgumu neņems vērā un darbinieks bojās veselību vai ziedos nozīmīgus ģimenes dzīves brīžus.   Maiņu apmaiņas problēmu StaffHub risina, ļaujot darbiniekam izvēlēties interesējošo laiku un doties uz kalendāru, lai tajā apskatītu apmaiņas iespējas. Atliek izvēlēties, kurā dienā kura kolēģa maiņu vēlēsimies saņemt pret savējo un nosūtīt pieprasījumu. Kad kolēģis pieprasījumu saņēmis, viņš to var pieņemt vai noraidīt. Pieņemšanas gadījumā pēdējais vārds pieder vadītājam. Ērti, ka vadītājs pieprasījumu saņem tikai, kad darbinieki jau vienojušies.      Mūsdienās jau pierasts, ka katrai interešu grupai ir pa WhatsApp vai Facebook čatam. Lai ērtāk nodalītu darba dzīvi no privātās, StaffHub piedāvā komandas čatu un failu glabātuvi. Tas nozīmē, ka viegli iespējams komunicēt komandai būtiskās aktualitātes, nejaucot iekšā privātās saziņas lietotnes (un nedodot tām uzņēmuma datus). Piemēram, šet varat paziņot, ka pēc 10 minūtēm gaidāms svarīgs klients vai pastāstīt, ka beidzot klāt ilgi gaidītā akcija, kuras noteikumus var apskatīt komandas failu mapē.   Ar Staffhub Microsoft turpina uzlabot Office 365 portfeli ar rīkiem, kas ļauj katram sasniegt vairāk. Jau rakstījām par jauno darba čata platformu Teams. Staffhub sniedz līdzīgu funkcionalitāti vēl plašākai auditorijai, tā ļaujot ietaupīt vēl vairāk laika. Ja vēlaties uzzināt vairāk par Office 365 piedāvāto rīku efektīvāku lietošanu, aicinām reģistrēties Squalio bezmaksas meistarklasēm #CITRONS.