fbpx

27.10.2016

Esi progresīvs – lieto OneNote!

Tehnoloģiju iespējas mums 21. gadsimtā teorētiski ļauj atteikties no papīra izmantošanas kaut šodien, taču praktiski – galvenais šķērslis ir vēsturiski izveidojušās birokrātiskas tradīcijas. Ja ir saprotams, ka katram līgumam nepieciešami divi eksemplāri, tad samērā muļķīga šķiet prasība pēc tā kopijām katrā birojā. Piedāvājam apskatīt, kā šādās un līdzīgās situācijās var palīdzēt OneNote.

OneNote – rīks, ar ko iespējams organizēt visu saglabājamo informāciju. Agrāk ierasta prakse bija biezos vākos krāt konkrētam projektam savāktos materiālus un piezīmes. Taču šobrīd procesus atvieglo OneNote, ļaujot idejas notvert jebkur – gan autobusā, lasot ziņas telefonā, gan pie biroja datora, saņemot vēstuli no kolēģa. Turklāt, ērti iespējams saglabāt ne tikai digitālos materiālus, bet arī ierastos – papīra formātā.

Ideja par dokumentu digitalizāciju nav jauna. Vairuma biroja darbinieku ikdiena ir dažādu dokumentu skenēšana. Tagad brīvi ir pieejama skenera alternatīva ikvienam viedtālruņa lietotājam, izmantojot OneNote.

OneNote atrodams lielāko platformu lietotņu veikalos – Windows Store, Apple App Store vai Google Play Store.

Lai sāktu lietot OneNote, vispirms lietotnē jāautentificējas ar Office 365 darba vai Microsoft privātās lietošanas kontu.

one-note-1

Pēc autentifikācijas redzams “+” simbols, kas ļauj pievienot jaunu saturu. Izvēloties attēlu, iespējams izmantot telefonā jau esošās fotogrāfijas, gan uzņemt jaunas, lietojot OneNote.

one-note-2

Gan uzņemot attēlu, gan to apstrādājot, tiek piedāvāta izvēle starp vienkāršu fotogrāfiju, tāfeli (whiteboard) vai dokumentu. Nospiežot violeto fotografēšanas pogu, tiek iegūts attēls. Tālākajā apstrādes procesā nav svarīgi, vai bilde uzņemta tagad vai iepriekš – saskarne ir identiska.

OneNote algoritmi piedāvā iztaisnotu foto, piemēram, ja tāfeles attēls uzņemts no auditorijas sāna. Ja nepieciešams, tiek dota iespēja piedāvāto variantu pielāgot, apgriežot vai izvēloties citu attēla tipu – rezultātā tiek iegūts attēls, kas kvalitātes ziņā pielīdzināms skenētam materiālam, ietaupot daudz laika.

one-note-3

Ja mērķis ir dokumentu sistemātiski arhivēt, visērtāk to darīt izmantojot OneNote darbstacijā.

OneNote piezīmju grāmatai iespējams piekļūt praktiski no jebkura datora. Ir pieejamas gan Windows, gan MacOS, gan tīmekļa lietotnes.

  • Windows Desktop versija

Lai datorā redzētu to pašu, ko tālrunī, nepieciešams autentificēties ar to pašu kontu, kas izmantots tālruņa OneNote. Tur ar “+” pogu veiktās piezīmes atrodamas galvenās piezīmju grāmatas Quick Notes sadaļā. Viss saturs, tai skaitā attēli, no šejienes brīvi saglabājami un kopējami uz citām lietotnēm.

one-note-4

Gadījumos, kad saturu nepieciešams padarīt pieejamu citiem, piemēram, uzņēmuma reģionālajām nodaļām, ar labo peles taustiņu jānoklikšķina uz lappuses un jāizvēlas, uz kurieni saturu pārnest vai kopēt.

Visiem, ar kuriem piezīmju grāmata tiek dalīta, lappuse un attēli jau ir pieejami. Tomēr, lai paziņotu par izmaiņām, kas īpaši vērtīgi, ilgstoši veidojot apjomīgus arhīvus, iespējams nosūtīt e-pastu ar saiti uz jauno saturu. Lai to izdarītu, jāveic labais klikšķis pie interesējošā satura un jāizvēlas Copy Link to Paragraph. Šajā gadījumā adresāts, uzklikšķinot uz saites, tiks aizvests pie attiecīgā satura viņam pieejamajā OneNote versijā.

one-note-6

Ja dokumenti jānodod tālāk, kur akceptēti vien daži standarta formāti, OneNote lapaspusi iespējams eksportēt, piemēram, PDF. Šī funkcionalitāte atrodama augšējā kreisajā stūrī, uzklikšķinot uz File.


OneNote ir ļoti progresīvs rīks, kas ļauj ne tikai fizisko pārvērst digitālā, bet arī organizēt pierakstus, protokolēt tikšanās un sadarboties efektīvāk. Kādus rīkus izmantojat Jūs? Kāds ir Jūsu iecienītais OneNote triks? Labprāt uzklausīsim Jūsu viedokli!