fbpx

23.02.2018

Kādēļ dokumenti ir jāsakārto, lai tos būtu viegli atrast?

 

GDPR tiešā tekstā nenosaka, ka papīra dokumenti ir jāsakārto tā, lai nepieciešamības gadījumā tajos ietvertos datus būtu iespējams atrast, taču tas netieši izriet no vairākiem GDPR pantiem un apsvērumiem:

  • 5. panta pirmās daļas e) punkta, kas nosaka, ka personas dati „tiek glabāti veidā, kas pieļauj datu subjektu identifikāciju, ne ilgāk kā tas ir nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas datus apstrādā”;
  • 15. pantā nostiprinātajām datu subjekta tiesībām prasīt, lai pārzinis dotu apstiprinājumu par to, vai attiecībā uz datu subjektu tiek vai netiek apstrādāti personas dati;
  • 16. pantā nostiprinātajām datu subjekta tiesībām prasīt, lai pārzinis bez nepamatotas kavēšanās labotu neprecīzus datu subjekta personas datus;
  • 17. pantā nostiprinātajām datu subjekta tiesībām prasīt, lai pārzinis bez nepamatotas kavēšanās noteiktos gadījumos dzēstu subjekta personas datus;
  • 59. apsvēruma, kas nosaka, ka „pārzinim būtu jāuzliek pienākums atbildēt uz datu subjekta pieprasījumiem bez nepamatotas kavēšanās”.
Lai nodrošinātu minētās datu subjekta tiesības bez nepamatotas kavēšanās saņemt informāciju par šī subjekta personas datiem, kurus pārzinis apstrādā, kā arī lai nodrošinātu to, ka šie dati netiek glabāti ilgāk nekā nepieciešams, liela apjoma papīra dokumentus, kas satur personas datus, ir nepieciešams sakārtot pēc tādiem parametriem, kas nepieciešamības gadījumā ļauj pietiekami ātri atrast personas datus.
Sakārto savus datus jau tagad!