03.02.2020

Kas nepieciešams efektīvai digitālai komunikācijai organizācijā?

Mūsdienās iekšējā komunikācija uzņēmumos vairs neaprobežojas tikai ar vadības ziņu nonākšanu līdz darbiniekiem, iekšējās web lapas uzturēšanu vai ikmēneša jaunumu lapu. Vārdu salikumā “iekšējā komunikācija” saredzu arī darbības un procesus – kā darbinieki veic savus pienākumu, kā ikdienā sadarbojas kolēģi, lai sasniegtu kopējos uzņēmuma mērķus. Vēlos dalīties pieredzē par trīs “neatklātajām” lietotnēm, kuru prasmīga izmantošana klientiem nesusi ne vien lielāko labumu, bet arī potenciālu uzlabot gan iekšējo komunikāciju, gan darba efektivitāti.

 

Vai es izmantoju visu, ko sniedz Office 365?

Mana pieredze liecina, ka daudzos uzņēmumos, ar kuriem esmu sadarbojies, Office 365 iespējas tiek izmantotas tikai daļēji. Tradicionāli darbinieki pārzina un lieto WordPowerPointExcel, iespējams, arī Outlook, bet tikai e-pastam, pat neapsverot personīgos un grupas kalendāra ieguvumus. Vairums gadījumu ar to arī Office 365 darbinieka ikdienas uztverē beidzas un pārējais paliek tikai kā “tās tur ikonas”.

Bieži Office 365 lietotāji izvēlas nemēģināt pieejamās lietotnes, bet turpina riskēt ar pazīstamajām bezmaksas alternatīvām.

 

Tomēr šodien uzņēmumā Office 365 licence var piedāvāt daudz vairāk un arī atrisināt dažādus aktuālus jautājumus, piemēram:

  • darbinieku attālinātais darbs;
  • efektīva darba grupu komunikācija;
  • lieko e-pastu samazināšana;
  • uzņēmuma vadības komunikācija ar darbiniekiem.

Tādējādi pilnvērtīga Office 365 izmantošana sniedz neatsveramu pienesumu darbinieku savstarpējās sadarbības uzlabošanā gan ikdienā, gan kāda konkrēta projekta ietvaros.

 

MICROSOFT TEAMS

Šķiet ikviens “biroja” cilvēks, strādājot pie kāda projekta ar vairākām iesaistītājām pusēm, saskaries ar darba e-pasta pārvēšanos par spamu, piebirstot pilnam ar nenozīmīgu informāciju, dažādām projekta dokumentu versijām un tml. Rezultātā, piemēram, nav iespējams saprast, kura ir projekta jaunāka versija – “final_prezentācija.pptx” vai “final_janis_v2_prezentācija.pptx”. Pazīstama situācija, vai ne?

Microsoft Teams aplikācija atbrīvo e-pastu no šāda veida darba procesa atliekām, ļaujot tajā palikt tikai patiesi būtiskai un dokumentējamai komunikācijai Teams sniedz iespēju darbinieku savstarpējai saziņai gan individuāli, gan grupās, piemēram, strādājot pie kopīgiem projektiem vai departamenta ietvaros, kā arī jebkādās citās grupās. Teams ir ērti pieejams darbvirsmas (desktop), tīmekļa pārlūka (web) un mobilajās versijās. Aizmirstiet par darbinieku WhatsApp grupām, no kurām uzņēmuma informāciju (tīši vai netīši) ir ļoti viegli nopludināt.

Spēcīgākās Teams priekšrocības:

  • pieejamība jebkurā datorā un viedierīcē;
  • elementārs čata sarunu stils;
  • audio un video sazvani;
  • dabiska dokumentu glabāšana un vienlaicīga to rediģēšana.

Būtiski, ka katru no minētājām iespējām nepieciešamības gadījumā var viegli pārcelt nākamajā līmenī. Piemēram, varat organizēt nevis klātienes apmācības 5 cilvēkiem, bet pārvērst tās par tiešsaistes vai attālinātām apmācībām pat 10000 dalībniekiem, kuriem apmācību ieraksts būs vēlāk pieejams ar automātiski izveidotiem subtitriem.

Teams var palīdzēt mazināt komunikācijas distanci starp uzņēmuma vadību un darbiniekiem, jo lietotne ikvienam darbiniekam sniedz iespēju “neformālā” vidē sarakstīties ar “bosu”. Uzzini, kā izmantot Teams mūsu iepriekšējā blogā “18+ IETEIKUMI TEAMS LIETOŠANĀ NO ZINĀTĀJIEM”.

 

Video: Kā izmantot Teams?

 

SharePoint Online

Kā jau nosaukums pasaka, šis rīks ir kā uzņēmuma iekšējais punkts dokumentu, foto, video u.c. failu apmaiņai. Ar SharePoint iespējams noteikt darbinieku piekļuves līmeņus informācijai un veidot dažādas tematiskas lapas, piemēram, līgumu reģistrs, jaunumi, foto un video noliktava.

Kā lielu SharePoint priekšrocību gribētu minēt iespēju izveidot uzņēmuma “intranetu”, rezultātā jūs varat atteikties no esošā ārpakalpojuma un ietaupīt līdzekļus vai beidzot pārnest ziņojumu dēli no virtuves, uz vidi, kas pieejama arī kolēģiem, kuriem darba vieta ir ārpus ofisa.

Video:kā izveidot Intraneta lapu 10 minūtēs?

 

FORMS

Office 365 piedāvā arī anketēšanas rīku Forms, kas ļauj jūsu uzņēmumam atteikties no maksas rīkiem, kā āri uzlabot drošību, pārtraucot izmantot bezmaksas rīkus, kuros nav iespējams pārvaldīt ievāktos datus. Ar Microsoft Forms jūs varat strādāt atbilstoši GDPR prasībām, jo varēsiet būt pārliecināti par visu vajadzīgo juridisko un IT drošības atbilstību esamību pietiekamā skaitā. Diemžēl daudzi biroju administratori, mārketinga un personāldaļas speciālisti, kā arī viņu uzņēmumu vadītāji, grēko. Piemēram, vakanču konkursam personas dati tiek apkopoti, izmantojot anketas, kas radītas bezmaksas rīkos ar privāto e-pastu sawljux18@pastins.lv, pār kuru darba devējam VISPĀR NAV NEKĀDAS PĀRVALDĪBAS, taču IR pilna atbildība par datu noplūdi vai atskaitīšanos sūdzības gadījumā.

Forms ļauj radīt anketas pāris minūtēs un izsūtīt tās aptaujas dalībniekiem. Rīks pats par sevi ikvienam ir gana vienkāršs un saprotams. Lai sasniegtu pēc iespējas plašāku auditoriju, darbinieku aptauju iespējams izsūtīt e-pastā un publicēt to SharePoint vai Teams aplikācijā.

 

Video: ko var PAVEIKT ar Forms?

 

Kā pašam iegūt maksimumu?

Microsoft Office 365 rīki ir veidoti, lai viens otru papildinātu. Šoreiz dalījos pieredzē tikai ar trīs no teju 20 Office 365 piedāvātajām lietotnēm. Diemžēl nevar gaidīt, ka darbinieki savā ikdienā paši sāks izmantot opcijas, kuras tie nav izmantojuši pirms tam.

Jaunumu ieviešana bieži vien nozīmē darbinieku apmācības un uzņēmuma iekšējas darba kultūras maiņu, kā arī atbalstošus lēmumus no vadības atsevišķos jautājumos. Šis ir īstais brīdis, lai ne tikai IT administrators, bet arī ikviens darbinieks apzinātos, ka pilnvērtīgi lietojot Office 365, tiek iegūts ārkārtīgi jaudīgs rīks lieku procesu un drošības risku mazināšanai. Ja vēlies izspiest šo maksimumu, gaidīšu ziņu!

 

Kristaps sedols foto

 Kristaps Sedols

Produktivitātes risinājumu speciālists