1 Sākums
1.2 Audita funkcijas ieslēgšana
2 Datu migrācija
3 Windows 10 pro upgrade uz Business
4 Custom Sensitive Types izveide
1 sākums
1.1 Pierakstīšanās Office365
Atveriet interneta pārlūku un adreses laukā ievadiet: portal.office.com.
Pierakstieties Office365 ar Jums izveidoto administratora kontu, piemēram, admin@domēns.onmicrosoft.com.
Pēc veiksmīgas pierakstīšanās Office365 konta galvenajā lapā atveras programmu klāsts, kas Jums pašlaik ir pieejams.
Lai turpinātu, dodieties uz Admin paneli.
1.2 Audita funkcijas ieslēgšana
Lai izsekotu darbinieku un administratoru darbībām, nepieciešams ieslēgt audita funkciju.
To var izdarīt, atverot Security and Compliance administrācijas paneli.
Izvēlieties Alerts > Manage alerts > Start recording user and admin activities.
Izvēlieties Turn On, lai aktivizētu darbību auditu.
1.3 domēna pievienošana
Lai izveidotu lietotājus ar Jums piederošu domēnu, piemēram, vārds@firma.lv tas ir jāpievieno Office 365. Lai to paveiktu, pie Jūsu domēna turētāja (piemēram, Nic.lv) ir jāpievieno Office 365 nepieciešamie DNS ieraksti (domēnu nosaukumi sistēmas darbības nodrošināšanai).
Pievienojot DNS ierakstus, ir jāizvērtē, ko darīsiet ar mājaslapas un citiem esošajiem DNS ierakstiem, jo to konfigurāciju ir iespējams pārcelt uz Office 365, konsultējoties ar Squalio vai IT atbalsta personu.
Bet, lai veidotu lietotājus ar Jūsu domēnu, pietiek ar viena TXT (DNS ieraksta tips) ieraksta pievienošanu domēna konfigurācijā – šis ieraksts parasti neizmaina nevienu no esošajiem iestatījumiem.
Office 365 administratora panelī izvēlieties Setup > Domains > Add domain.
Atveras domēna pievienošanas panelis, kurā nepieciešams ievadīt Jums piederošā domēna vārdu. Kad tas izdarīts, pārejiet uz nākamo soli.
Nākamajā solī tiek piedāvāts TXT ieraksts, kas ir jāpievieno domēna konfigurācijai.
Pēc ieraksta pievienošanas izvēlamies Verify. Ņemiet vērā, ka verifikācija var nenotikt uzreiz un var aizņemt no dažām minūtēm līdz pat stundai.
Ar to pietiek, lai veidotu lietotājus, turpmākā domēna konfigurācija vēlama tikai pēc e-pastu migrācijas.
1.4 Lietotāju izveide
Lietotājus jāveido sadaļā Users > Active Users, kur var apskatīt un rediģēt esošos lietotājus, kā arī pievienot jaunus, izvēloties Add user.
Nepieciešams norādīt:
1. vārdu, uzvārdu;
2. parādāmo vārdu;
3. lietotājvārdu (e-pasta adresi);
4. atrašanās valsti;
5. kontaktinformāciju (nav obligāta);
6. paroles piešķiršanas veidu (automātiski ģenerēta vai piešķirta);
7. lietotāja tiesības;
8. nepieciešamo licenci.
2 datu migrācija
2.1 dokumentu migrācija
Lai nodrošinātu kontrolētu informācijas apriti uzņēmumā, vēlams visus esošos datus glabāt kontrolējamā vidē, kurai var piemērot tālāk aprakstītās Label un eDiscovery funkcijas.
Failus, kas paredzēti individuālai lietošanai un kas glabājas lietotāju darbstacijās, sinhronizējiet, vadoties pēc OneDrive_Sync pamācības atbilstoši Jūsu operētājsistēmai.
Koplietošanas failus, kas līdz šim glabājās tīkla diskā vai kādā citā datu krātuvē, jāpārceļ uz Sharepoint; vairāk par to var lasīt šeit.
Pieslēdzieties portal.office.com ar licencētu administratora lietotāju un izvēlieties Sharepoint.
Izveidojiet grupas vietni, uz kuru sākumā pārcelt visus dokumentus, lai pēc tam ar Office 365 rīku palīdzību tos sašķirotu atbilstoši prasībām.
Izvēlieties, kā nosaukt failu krātuvi.
Izlaidiet nākamo soli par papildu dalībniekiem grupā.
Izveidotās grupas vietnes dokumentu sadaļa darbojas gluži kā failu serveris, kurā dokumentus var augšupielādēt (5), izmantot Drag&Drop funkcionalitāti (7) vai sinhronizēt failus, uzstādot OneDrive klientu esošajā failu glabātuvē.
Pēc šo darbību veikšanas, izmantojot tālāk aprakstītās funkcijas, jāveic datu klasificēšana. Pēc tam var veidot atsevišķas vietnes grupām, pamatojoties uz datu specifiku.
2.2 E-PASTU MIGRĀCIJA
Office 365 Exchange Online pakalpojums sniedz iespēju izmantot biznesa klases e-pastu, taču pirms to iestatāt ir jāizlemj, vai vēlaties pārcelt e-pasta saturu no iepriekš lietotā e-pasta pakalpojuma vai uzsākt darbu ar tukšu pastkastīti.
Pieejamie risinājumi e-pasta satura pārcelšanai ir atkarīgi no līdz šim lietotā servisa. Tālāk mēs sniedzam instrukcijas, kā rīkoties populārākajos migrācijas scenārijos.
2.2.1 IMAP migrācija
Lai izmantotu šo metodi, serverim jāatbalsta IMAP, tas nozīmē, ka viss e-pastu saturs glabājas uz servera. Plašāk par šo metodi var lasīt šeit.
Lai uzsāktu migrāciju, vispirms ir jāizveido lietotāji un jāpiešķir tiem licences, kā arī jānoskaidro servera adrese, šifrēšanas/autentifikācijas metode, lietotājvārdi un paroles.
Šis migrācijas veids sinhronizē tikai e-pasta datus, kalendārs un kontakti netiek sinhronizēti.
Kad ir ievākta visa nepieciešamā informācija, atveriet Exchange admin centru.
Vispirms jāizveido migrācijas galapunkts jeb savienojums ar serveri.
Izvēlieties pievienot; atveras jauns logs, kurā spiediet uz IMAP.
Aizpildiet nepieciešamo informāciju par esošo e-pasta serveri.
Pie nākamā soļa norādiet savienojuma nosaukumu brīvā formā, pie maksimuma ierobežojumiem norādiet 100.
Kad tas ir izdarīts, aizveriet liekos logus un atgriezieties Exchange admin centrā, lai izveidotu migrācijas paketi.
Izvēlieties IMAP migrāciju.
Pēc šeit atrodamā parauga izveidojiet CSV failu, kas satur lietotāju informāciju; pievienojiet šo informāciju.
Nākamajā solī pārbaudiet, vai servera piekļuves dati ir pareizi.
Norādiet migrācijas paketes nosaukumu (nav būtisks). Pie Bad un Large objektu ierobežojuma norādiet 100.
Norādiet lietotāju, kurš saņems atskaiti par migrācijas statusu, un izvēlieties, kad uzsākt migrāciju.
Kad esat sācis e-pastu migrāciju, izvēloties View details, var redzēt detalizētu migrācijas statusu.
Ja kāds lietotājs netiek migrēts un tam tiek piedēvēts Failed statuss ar kļūdu par nepareizu paroli, tad to var izdzēst no konkrētās paketes un no jauna pievienot citā, izlabojot paroli iepriekš veidotajā CSV failā.
Kad migrācija ir beigusies, pieslēdzieties portal.office.com ar jaunajiem lietotājiem un pārbaudiet, vai e-pasta saturs ir migrēts.
Migrācijas procesu var atstāt aktīvu vairākas dienas gan pirms, gan pēc DNS ierakstu nomaiņas, izmaiņas tiek sinhronizētas vienreiz diennaktī.
Ja viss ir kārtībā, tad atlicis pārslēgt e-pasta plūsmu, izmainot DNS ierakstus.
Pārslēdzot e-pasta plūsmu, nepieciešams izveidot jaunus profilus un veikt Outlook konfigurāciju.
2.2.2 PST failu eksports/imports
Ja Jūsu pasta serveris darbojas ar POP3 savienojumu vai Jums ir tikai dažas e-pasta kastītes, tad PST failu migrācija būs piemērota tieši Jums.
Šo procesu var veikt, ja e-pastu apstrādei datorā tiek lietots Outlook klients.
Lai sāktu failu eksportu, atveriet Outlook un izvēlieties File > Open & Export > Import/Export.
Izvēlieties Export to a file > Next.
Izvēlieties Outlook Data File > Next.
Izvēlieties visu pastkasti un atzīmējiet, lai tiek iekļautas apakšmapes; spiediet Next.
Izvēlieties, kur saglabāt failu, un atzīmējiet, lai netiek eksportēti dublikāti.
Failam var piedēvēt paroli, ja tas nepieciešams; spiediet Ok.
Sākas failu eksportēšana. Process var aizņemt no dažām minūtēm līdz pat stundām, tas atkarīgs no failu apjoma un datora veiktspējas.
Lai importētu failu jaunajā kontā, vispirms jāveic e-pasta profila un Outlook konfigurācija.
Lai sāktu failu importu, atveriet Outlook un izvēlieties File > Open & Export > Import/Export.
Izvēlieties Import from another program or file.
Izvēlieties Outlook Data File.
Atrodiet iepriekš izveidoto failu, atzīmējiet Do not import duplicates.
Atstājiet noklusējuma iestatījumus un sagaidiet, kad faili tiks importēti jaunajā kontā.
2.2.3 Pasta profila izveide
Pirms jauna konta piesaistes datorā nepieciešams izveidot jaunu e-pasta profilu.
Windows sistēmā jādodas uz Control Panel > View by: Small icons > Mail.
Izvēlieties Show Profiles.
Izvēlieties Add un norādiet jaunā profila vārdu (nosaukums nav būtisks).
Iespējams, ka Jums uzreiz tiks piedāvāta iespēja uzstādīt jauno kontu – izlaidiet šo iespēju.
Izvēlieties darbu sākt ar jauno profilu. Iepriekš lietotais pagaidām paliek kā rezerves variants.
Nākamreiz atverot Outlook, Jums tiks piedāvāta iespēja iestatīt klientu.
2.2.4 Pasta klienta konfigurācija
Atverot Outlook pirmo reizi, vai pēc jauna pasta profila izveides tas automātiski piedāvā pievienot e-pasta kontu. Izvēlieties Next, lai uzsāktu konfigurāciju.
Izvēlieties Yes.
Aizpildiet visu nepieciešamo informāciju, norādot Jūsu jaunā e-pasta konta datus.
Pagaidiet, kamēr konts tiks pievienots; tas var aizņemt dažas minūtes.
Būs nepieciešams vēlreiz ievadīt jaunā konta paroli.
Ja konfigurācija beidzas sekmīgi, variet sākt lietot servisu, ja nē, turpiniet konta iestatīšanu manuāli.
Ja izmantojāt IMAP migrāciju, uzgaidiet, kamēr e-pasta saturs ielādēsies datorā, ja izmantojāt PST eksporta/importa funkciju, atgriezieties pie importa sadaļas.
3. Windows 10 Pro upgrade uz Business un piesaistīšana Azure Active Directory
Pirms sākt darbu pie Windows versijas maiņas ir jāpārliecinās, ka lietotājs, kas veiks šo procesu, jau ir izveidots kā User ar tam piešķirtu Microsoft 365 Business licenci Azure Active Directory, kā arī Windows 10 Pro versijas pamatlicencei ir jābūt jau aktivizētai. Ja šie uzstādījumi ir sakārtoti, tad mēs varam uzsākt maiņas procesu, sākot ar pāris darbībām Windows 10 vidē.
Windows start izvēlnē spiediet uz Settings; uzpiežot uz Start, mēs varam uzreiz vadīt tekstu, ko vēlamies sameklēt.
Settings sadaļā spiediet uz Accounts.
Accounts sadaļas kreisajā puse būs izvēle, kurā spiežam uz Access work or school un tad Connect.
Šajā sadaļā ir iespējams uzreiz ievadīt e-pasta adresi un spiest Next vai arī izvēlēties Join this device to Azure Directory.
Ievadiet darba e-pasta adresi un spiediet Next.
Ievadiet darba paroli un spiediet Sign in.
Pēc pareizi ievadītiem datiem vajadzētu parādīties logam, kurā ir iekļauta informācija; ja viss sakrīt, tad spiežam Join.
Saņemiet pēdējo apstiprinājumu, ka ierīce ir pievienota domēnam, tad spiediet Done.
Lai pārbaudītu, ka viss ir nostrādājis, Start izvēlnē spiediet uz Account logo, kur būs iespēja izvēlēties Switch account vai Sign out (der abas izvēles), veiciet atbilstošo izvēli.
Spiediet uz Other user kreisajā stūrī un ievadiet darba e-pastu un paroli, tad nospiediet Enter.
Windows start izvēlnē spiediet uz Settings.
Spiediet uz System.
No System sadaļas kreisajā pusē izvēlieties About, kurā būs iespēja redzēt informāciju par Jūsu Windows versiju, kurai vajadzētu būt Windows 10 Business.
4. Custom Sensitive Types izveide
un augšupielāde
4.1 custom sensitive Types izveide
4.1.1 Iekļautie Sensitive Data Types un to nozīme
Dokumentu pakā iekļauts fails, kas palīdzēs Jums automatizēt personu identificējošas informācijas atrašanu un aizsargāties no tās neautorizētas izmantošanas.
Failā definēts piecu tipu komplekts latviešu, krievu, angļu, lietuviešu un igauņu valodā, kas meklēs atslēgvārdus:
vārds, uzvārds;
epasts, elektroniskais pasts [burti, cipari ap @ simbolu, .lv, .com utml.];
numurs, telefons, telefona numurs, tālrunis, mobilais, fiksētais, 371 [astoņciparu skaitlis];
adrese, iela, pilsēta, rajons, novads, valsts, birojs, dzīvoklis, māja, ēka;
personas kods, pase, ID karte.
Piemērs. E-pastā atrastā Sensitive Type informācija izcelta.
Čau!
Sestdien biju pie klienta Liepu ielā 15 apskatīt gāzes katlu. Kārtējā māja, kur durvju kods ir 1234. Lai nu kā, problēma bija strāvas padevē. Visu salaboju, paņēmu normālu summu, jo pēc TV izskatījās, ka dzīvo labi.
2 nedēļas būšu atvaļinājumā, ja zvana: Jānis Bērziņš, 21345768, janka@pastkaste.lv
Kristaps
Šai piemērā regulas prasībām neatbilstoša ir dalīšanās ar informāciju par klienta mantisko stāvokli, jo tai nav tiešas saistības ar veicamo uzdevumu. Data Loss Prevention paziņo lietotājam, ka ir vērts pārdomāt, vai dalīties šādā informācijā, kaut arī e-pasts atpazīts pēc citiem kritērijiem.
4.1.2 Datu tipa uzbūve
Mūsu XML ir kā piemērs galvenes un kājenes daļai. Tālāk mūsu definīcijā mēs izskaidrosim: vienu terminu sarakstu; vienu regulāro izteiksmi; tuvumu/iespējamību.
Ilustrācija 1: Sensitive Data Type XML pamatelementi
Pārskats par nepieciešamajiem soļiem un komponentēm. Plašāks apraksts Microsoft atbalsta vietnē.
1. Unikāls ID konkrētajam failam, kas jāģenerē ar PowerShell komandu NewGuid.
2. Unikāls ID kā 1. solī.
3. Ierakstiet sava uzņēmuma nosaukumu.
4. Ierakstiet tipa nosaukumu. Piemēram, GDPR-name meklē atslēgvārdus vārds, uzvārds vairākās valodās.
5. Tipa vispārīgais apraksts.
6.-8. ID no 7.3. soļa; nosaukuma un apraksta lokalizācija vēlamajās valodās, vispārīgs apraksts.
3., 7. un 8. soļos minētā informācija parādīsies Office 365 administrācijas centrā pie Sensitive Types.
Ilustrācija 2: Sensitive Information Type definējamā daļa
Pirmā daļa, XML dokumenta sākums un beigas, vienmēr ir līdzīgs. Šajā attēlā redzamais ir būtiski mainīgā daļa. Tā definē, kādi vārdi un regulāras izteiksmes tiek meklētas. Piemēram, šeit meklē terminu vārds un uzvārds četrās valodās. Papildus parādīts Latvijas personas koda definīcijas piemērs. Detalizēts apraksts pieejams Microsoft atbalsta vietnē.
1. Tipa unikālais ID, tas pats, kas 1. ilustrācijas 6. punktā.
2. Simbolu attālums no pirmā atslēgvārda vai izteiksmes, pēc kura uzskatāms, ka veikts sekmīgs tā paša tipa otrs atradums.
3. Confidence Level apzīmē, cik procentuāli ticams ir atradums, ja tas atbilst tālāk definētajiem kritērijiem.
4.-5. Definē, kurus kritērijus izvēlēties attiecīgajam ticamības procentam.
6. Atslēgvārdu saraksta nosaukums.
7. String nosaka, ka turpmāk definētas simbolu virknes. Praktiski tas nozīmē, ka, meklējot vārdu, tiks atrasts arī uzvārds un locījuma vārdi.
8. Term definē pašus meklējamos terminus, kuri var būt vairāki.
9. Regulārās izteiksmes nosaukšana.
10. Regulārās izteiksmes definīcija. Šajā gadījumā tiek meklēts Latvijas personas kods, kuru veido 6 cipari, simbols “-” un 5 vai 6 cipari, jebkurš cits viens simbols un 5 cipari.
4.1.3 Datu tipa izveide
Apraksts pa soļiem:
paņemiet XML failu;
par paraugu izmantojiet nodaļā 7.2. lietoto dokumentu;
nomainiet GUID;
vispirms jāveic unikālo ID (GUID) ievietošana;
lai izveidotu jaunu GUID, Windows start izvēlnē atrodiet PowerShell, atveriet to, ievadiet komandu [guid]::NewGuid() (1). Jums tiks atgriezta GUID simbolu virkne (2);
jauno GUID ievietojiet laukā 1;
atkārtojiet GUID izveides procesu vēl divreiz, rezultātus ievietojot laukos 2 un 3. Svarīgi, ka laukā 4 izmantojat to pašu GUID, ko laukā 3!
Laukā 1 ierakstiet sava uzņēmuma nosaukumu.
Laukos 2 un 3 ierakstiet informācijas tipa nosaukumu, piem., Personvārdi un Tips, kas atpazīst personvārdus latviešu, lietuviešu, igauņu un krievu valodā. Neatkarīgi, kādā valodā aizpildāt šos laukus, ieteicams vietas un valodas kodus saglabāt nemainīgus.
4 un 5 laukā ierakstītā informācija būs redzama Office 365 administrācijas panelī, tāpēc te varat sniegt plašāku informāciju. Šeit iespējams sniegt definīcijas atkarībā no lietotāja izmantotās valodas. Par to varat plašāk lasīt Microsoft atbalsta vietnē.
Laukā 1 ierakstiet sava uzņēmuma nosaukumu.
Laukos 2 un 3 ierakstiet informācijas tipa nosaukumu, piem., Personvārdi un Tips, kas atpazīst personvārdus latviešu, lietuviešu, igauņu un krievu valodā. Neatkarīgi, kādā valodā aizpildāt šos laukus, ieteicams vietas un valodas kodus saglabāt nemainīgus.
4 un 5 laukā ierakstītā informācija būs redzama Office 365 administrācijas panelī, tāpēc te varat sniegt plašāku informāciju. Šeit iespējams sniegt definīcijas atkarībā no lietotāja izmantotās valodas. Par to varat plašāk lasīt Microsoft atbalsta vietnē.
Definējiet savu vārdnīcu!
Darbība notiek <Rules>…</Rules> birku ietvaros (1). Te atrodas:
tipa ID (entity id);
ticamības līmeņa definīcijas (Pattern Confidence Level) (3, 4);
meklējamo atslēgvārdu saraksti (Keyword) (5, 6);
regulārās izteiksmes (7, 8);
lokalizētie nosaukumi.
Svarīgi apzināties, ka ticamības līmeni procentuāli varam definēt augstāku, ja tajā ievietojam vairāk pārbaudes elementu. Piemērā uzrādīts ticamības līmenis 70, ja tiek atrasts viens elements (Term) no attiecīgā saraksta. Tātad varat būt par 70% pārliecināts, ka atrastais nav viltus trauksme. Ja tiek atrasta skaitļu virkne, kas līdzinās Latvijas personas kodam, tad varat būt pārliecināti par 90%.
Pašu vārdu sarakstu veidojiet sadaļā 6. Sadaļas 5 sākumā nosauciet pazīmi, piemēram, Baltijas_personvārdi. Šo nosaukumu izmantojiet, definējot ticamības līmeni sadaļās 3 un 4.
4.1.4 Datu tipa augšupielāde
4.1.4.1 Pieslēgšanās Office 365 vadības PowerShell konsolei
Lai augšupielādētu pielāgotu jutīgo datu tipu, jāpieslēdzas Azure Powershell. Vienmēr aktuālākā informācija par nepieciešamajām darbībām un ērtākā vieta, no kuras nokopēt komandas, atrodama Microsoft atbalsta vietnē.
Windows start izvēlnē atrodiet Windows PowerShell (1) un ar labo klikšķi izvēlieties to palaist administratora režīmā (2).
PowerShell komandrindā vispirms jāievada komanda (1):
Set-ExecutionPolicy RemoteSigned
Ievadot simbolu a, jāizvēlas iespēja Yes to All (2). Šeit un turpmāk, ja neparādās kļūdu paziņojumi, darbība uzskatāma par veiksmīgu.
Tālāk jāveic autorizācija ar Jūsu Office 365 globālā administratora autentifikācijas datiem. Vispirms ievadiet komandu (1):
$UserCredential = Get-Credential
Tad parādīsies uznirstošais logs, kurā jāievada minētais lietotājvārds un parole (2).
Šeit jāievada 2 komandas:
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.compliance.protection.outlook.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session
4.2 eDiscovery
Office 365 eDiscovery sniedz iespēju atrast konkrētu informāciju visā vidē, tai skaitā patskastēs (Exchange Online), darbinieku dokumentos (OneDrive for Business) un kopīgajās dokumentu krātuvēs (SharePoint Online). Tas nozīmē, ka tagad varat meklēt personas datus saturošu informāciju, saprast, vai tā atrodas īstajā vietā, un vajadzības gadījumā pārveidot un mainīt pieejas atļaujas. Vairāk par Office 365 eDiscovery lasiet Microsoft atbalsta vietnē.
Vispirms no Office 365 administrācijas paneļa dodieties uz Security and Compliance centru. Tā kreisajā apakšējā daļā atradīsiet Search & Investigation sadaļu (1). Izvēloties eDiscovery, (2) Jums būs iespēja apskatīt esošos meklējumus un izveidot jaunus (3). Jaunam meklējumam varat iestatīt nosaukumu (4) un aprakstu (5). Šajā piemērā meklēsim personvārdus, kā definēts 7. nodaļā.
Atveriet jaunizveidoto meklējumu un dodieties uz Search sadaļu (1). Tur izveidojiet jaunu specifisko meklējumu, izvēloties tam nosaukumu, (3) un vides, kuras tas pārmeklēs. Pirmajā reizē iesakām izvēlēties visu (4), lai ietvertu gan e-pastus, gan darbinieku individuālos (OneDrive) un kopīgos (SharePoint) dokumentus.
Lai atrastu vārdus un uzvārdus, šajā gadījumā izvēlieties meklēt pēc iepriekš definētā Sensitive Type. Komanda meklējumam:
SensitiveType:”Pilns tipa nosaukums pēdiņās”
Papildus varat meklēt vārdus, frāzes un regulārās izteiksmes, kā definējot Sensitive Type.
Lai pārbaudītu, ka vaicājums ierakstīts korekti, izmantojiet pogu Check Query for Typos (2) un veiciet meklējumu ar Search (3). Vairāk par meklēšanas parametriem lasiet Microsoft atbalsta vietnē.
Meklējiet vienu informācijas tipu pēc atslēgvārdiem, piem., vārds, uzvārds, name, surname utml.
Izveidojiet divus dokumentus ar vārdu, uzvārdu.
Veiciet piecas e-pasta sarakstes, pieminot vārdu, uzvārdu.
Meklēiet pēc Sensitive Data Type.
Kad meklējums pabeigts, tā rezultātus eksportējiet, izvēloties nosaukumu un klikšķinot uz Export ikonas.
Eksporta logā izvēlieties opciju, kas eksportēs visus rezultātus, tai skaitā nenolasāmos (1). Tas Jums dos iespēju pamanīt, piem., kur atrodas liels daudzums attēlu, kas varētu būt pasu kopijas.
Vēstuļu eksportam varat izvēlēties sev ērtāko opciju, tomēr iesakām katru pastkasti eksportēt atsevišķi, lai ātrāk pārbaudītu no datu aizsardzības viedokļa bīstamākos gadījumus (2).
Tālāk cilnē Export izvēlieties attiecīgo vaicājumu un labajā pusē klikšķiniet uz Download exported results. Jaunajā logā tāpat spiediet Download.
SVARĪGI – nākamā darbība strādā tikai ar Internet Explorer!
Pēc Download results izvēles parādīsies logs, kas vaicās pēc atslēgas (2) un piedāvās izvēlēties saglabāšanas vietu. Atslēgu nokopējiet no iepriekšējā loga (1).
Par veiksmīgu eksportu vēsta zaļas statusa ikonas (1). Failu pārvaldniekā iespējams apskatīt eksportētos dokumentus un e-pastus. Attēlā redzams ceļš (2) pie dokumentiem (3).
Pagaidām eksportēto saturu atstājiet vietā, bet pēc nākamajām 2 nodaļām varēsiet sākt to kārtot.
4.3 Birku (labels) izveidošana
Izveidojiet Labels atbilstoši juridiskiem ieteikumiem.
Birkas jeb Labels vajadzīgas, lai ātri un vienkārši atšķirtu informāciju, kas jāpatur uzņēmuma iekšienē un ar ko jāapietas īpaši vērīgi no tās, ar kuru var brīvi dalīties ar trešajām pusēm. Regulas kontekstā tie ir personas dati, bet tikpat labi tie var būt uzņēmuma finanču rādītāji.
Piedāvājam 3 birku piemērus:
Public – informācija, kuru varat izplatīt ārpus uzņēmuma;
Internal – dalīties atļauts tikai uzņēmuma ietvaros;
Confidential – īpaši slepena informācija, ar kuru nevajadzētu dalīties pat uzņēmuma iekšienē bez tiešā vadītāja atļaujas.
Vairāk par birku darbību lasiet Microsoft atbalsta vietnē.
Birkas jāveido Security & Compliance administrācijas panelī, izvēloties Classifications (1) > Labels (2) > Create a label (3).
Lai atbilstu regulas prasībām par personas datu glabāšanas ilgumu, šai birkai ieslēdziet automātisko uzglabāšanu Retention (2). Atkarībā no prasītā juridiskā regulējuma, iestatiet vajadzīgo periodu (3). Izvēlieties, kam jānotiek, pienākot šī perioda beigām (4). Laba prakse ir nosūtīt informāciju pārskatam uzņēmuma juristam. Visbeidzot nosakiet, kas uzskatāms par sākuma laika atskaites punktu (5). Ja tas ir individuāls līgums, kas periodiski tiek papildināts, izvēlieties atskaiti sākt no pēdējām izmaiņām. Bet, ja tas ir garš personu saraksts, kur regulāri maināt informāciju, ne pašus personas datus, tad labāka izvēle ir dokumenta izveides laiks.
Pārskatiet iestatījumus un izveidojiet birku (1).
Lai lietotāji birku varētu izmantot, tā jāpublicē. To izdariet, izvēloties interesējošo birku un jaunajā panelī klikšķinot Publish Label.
Nākamo skatu (Choose labels to publish) varat izlaist, izvēloties Next. Solī Publish to these locations (1) jāizvēlas iespēja publicēt birku visos Office 365 risinājumos, to skaitā e-pastā, individuālajās un kopīgajās dokumentu glabātuvēs u.c. (2). Apstipriniet izvēli ar Next (3).
Nosauciet piemērojamu politiku (1) un sniedziet par to aprakstu (2).
Ņemiet vērā, ka birku parādīšanās lietotājiem pieejamos resursos var aizņemt pilnu diennakti (1)!
Pārskatiet definēto un publicējiet birku (2)!
Izveidojiet automātisko birku Confidential, kas konstanti pārmeklēs visu informāciju un atbilstoši atzīmēs personas datus.
4.4. Lietotāju grupu izveide
Lai sasniegtu atbilstību regulas prasībai par pieejas tiesību nodali dažādiem personas datu veidiem, ērti ir izmantot Office 365 grupas. Tās ļauj Office 365 lietotājus dalīt grupās attiecībā gan uz epasta saziņu, gan pieeju dokumentiem, tādējādi ikdienā palīdzot lietotājiem ērtāk un ātrāk sadarboties.
Svarīgi saprast, ka pat gadījumā, ja, piemēram, grāmatvedības nodaļu veido viens grāmatvedis, grupa tāpat jāveido, jo, personai mainot nodaļu, visas tiesības dokumentiem vajadzēs veidot no jauna.
Pēc noklusējuma arī paši lietotāji var veidot kopīgās grupas (sīkāk Microsoft atbalsta lapā), bet šajā instrukcijā ir apskatīta grupu veidošana no administratora konta.
Office 365 grupu veido Administrācijas centra Groups sadaļā (1). Tālāk izvēlieties pogu Add a group (2), lai ieraudzītu grupas izveides formu. Piemērā veidota grupa personāldaļas vajadzībām.
Lai nodrošinātu, ka grupa atbild gan par epastu, gan dokumentu tiesību kontroli, pie grupas tipa izvēlieties Office 365 group (3).
Name (4) ir vārds, kas parādīsies kā nosaukums visur, kur grupa tiks pieminēta.
Group ID (5) ir grupas identifikators. Ja nosaukumi uzņēmumā var atkārtoties, tad ID jābūt unikāliem. Reizē tos izmanto kā grupas kopīgās pastkastes adreses.
Strādājot ar sensitīviem datiem, grupas vienmēr atstājiet privātas (6), citādi visi uzņēmumā varēs piekļūt to saturam un tas nebūs saskaņā ar regulas prasībām.
Valodas sadaļā (7) sākotnēji ieteicams izvēlēties starptautisku valodu, lai saglabātu grupas ilgtspēju, uzņēmumam attīstoties. Atkarībā no šai solī izvēlētās valodas, tiks izveidotas e-pasta un SharePoint sadaļas. Praktiski tas nozīmē to, ka, izvēloties latviešu valodu, ienākošo ziņu mape visiem lietotājiem tiks parādīta kā Iesūtne. Pat, ja kādam no grupas dalībniekiem Office 365 vides valoda būs cita, šie nosaukumi saglabāsies līdz grupas īpašnieks tos nomainīs.
Grupas īpašnieks jeb Owner (8) ir persona, kurai ir tiesības grupai pievienot jaunus biedrus un būtiski mainīt tās pamata iestatījumus. Parasti par grupas īpašnieku ieteicams iecelt departamenta vai projekta vadītāju, tā noņemot slodzi no IT departamenta.
No lietotāja viedokļa pieeja grupas pastkastei notiek Outlook labajā pusē (1). Savukārt grupu adresēt iespējams, rakstot tās nosaukumu vēstules adresāta To laukā (2).
Atklāšanas fāzē atrastos dokumentus tagad varat novirzīt atbilstošās grupas (1) dokumentu bibliotēkā (2). Lai to izdarītu, iezīmējiet vēlamo failu pārlūkā (3) un ievelciet to attiecīgajā mapē. Svarīgi, ka tagad šiem failiem pieeja būs tikai grupas dalībniekiem (5).
Lai procesu atvieglotu, izmantojiet OneDrive un SharePoint sinhronizācijas instrukcijas daļu.