Как повторное использование может снижать ваши затраты на программное обеспечение

Достаточно часто, люди, сосредоточившись на своей работе, не задумываются о значении инструментов или программного обеспечения (ПО), установленных на их устройствах. Однако, финансовые затраты на программное обеспечение становятся болевой точкой для большинства организаций. Это одна из причин, почему управление программными активами (SAM – Software Asset Management) так важно.

Как мы знаем, ИТ-отделы отвечают за обеспечение бизнеса всем необходимым ПО для успешной работы компании, реализаций проектов и поставок. Но опыт показывает, что большинство сотрудников регулярно используют лишь ограниченное количество программных продуктов. Приложения могут не использоваться, потому что они не актуальны, использоваться только в определенное время или иногда вообще не использоваться.

Если программное обеспечение не используется, компании тратят деньги на лицензии, которые им на самом деле не нужны — и такие затраты могут расти очень быстро. Эта концепция довольно проста, но ключевым моментом является наличие автоматизированного и гибкого процесса, такого как повторное использование, для снижения общих затрат на лицензии.

Повторное использование (re-harvesting) — это процесс определения и выявления неиспользуемого или недостаточно используемого ПО и удаления таких установок или перераспределения лицензий между пользователями. В данной статье мы объясним, как работает повторное использование и почему оно должно быть частью вашей программы SAM.

Повторное использование снижает общие затраты на программное обеспечение

Согласно исследованиям Gartner, многие организации могут сократить расходы на программное обеспечение на 30 процентов, внедрив три лучших практики оптимизации лицензий на ПО, включая повторное использование лицензий. Gartner объясняет, что «повторное использование лицензий — это высвобождение неиспользуемых прав на лицензии для повторного использования, чтобы избежать новых покупок лицензий. Повторное использование лицензий снижает расходы на программное обеспечение, а также затраты на поддержку и обслуживание».

Поскольку неиспользуемые или недостаточно используемые программные продукты, установленные на компьютерах компании, требуют финансовых вложений, разве не было бы здорово, если бы вы могли упростить своим сотрудникам процесс удаления такого неиспользуемого ПО, чтобы сократить общие затраты на лицензии?

Подумайте о следующих, очень популярных сценариях:

1. Вы узнали о некоем замечательном новом приложении, которое, безусловно, революционизирует вашу ежедневную работу. Оно должно повысить продуктивность всей вашей команды, и вы немедленно запрашиваете его. После нескольких недель воодушевленного тестирования вы возвращаетесь к старым привычкам. Со временем вы просто забываете о программном продукте, установленном на вашем компьютере.
2. Вам поручили интересный новый проект, и вам нужно специальное программное обеспечение для выполнения вашей части работ. Через год проект успешно завершается. Ваша команда празднует успех, и появляются новые задачи, направленные на новые активности. Необходимое для проекта ПО больше не нужно, но остается установленным на вашем компьютере.

Теперь, поскольку отделы SAM точно знают, что именно развернуто на устройствах и сколько стоят необходимые лицензии для этих продуктов, управление программными активами может обеспечивать полную прозрачность в организации. Это довольно простой шаг – отслеживать частоту использования развернутого ПО, чтобы точно выявлять все неиспользуемые лицензии.

Как работает повторное использование лицензий

Как только неиспользуемые или недостаточно используемые (в зависимости от отдела) установки идентифицированы, можно запросить деинсталляцию у команды, ответственной за развертывание ПО. Конечно, вы захотите заранее уточнить у пользователей, нужны ли им эти продукты. Этот процесс идентификации, перераспределения или удаления установок для освобождения лицензий называется «повторное использование». 

Тем не менее, для многих организаций это времязатратный, ручной процесс. Вот почему Gartner рекомендует использовать автоматизированные инструменты SAM для повторного использования лицензий на программное обеспечение.

Для применения повторного использования требуется четкий регулярный учет частоты использования приложений, чтобы выявлять неиспользуемое, недостаточно используемое или неправильно используемое ПО. Например, у пользователя может быть установлен программный продукт, но он его никогда не использует — или, возможно, пользователю достаточно «облегченной» версии продукта, которая стоит дешевле или является вообще бесплатной. Инструменты SAM могут предоставлять эту необходимую функциональность.

Автоматизировав учет использования и удаление неиспользуемых установок определенного набора продуктов, вы можете экономить средства за счет оптимизации лицензий на ПО. 

В сочетании с быстрым и простым процессом управления запросами, который обеспечивает возможность вернуть программное обеспечение, когда это срочно необходимо, принятие со стороны пользователей бизнеса обычно высоко. Это означает, что вся организация выигрывает от снижения затрат на программное обеспечение до необходимого минимума.

Инструменты SAM, такие как USU License Management, могут автоматически решать следующие задачи:

• Определять по отделам и продуктам, что означает недостаточное использование... 
• Собирать информацию о метриках использования 
• Выявлять недостаточно используемое программное обеспечение 
• Анализировать ситуацию с использованием базовых программных продуктов 
• Инициировать удаление программного обеспечения через существующие системы развертывания 
• Отслеживать статусы запросов на удаление

Автоматизированный процесс повторного использования лицензий – это важная составляющая оптимизации лицензий на программное обеспечение – ключевой задачи управления программными активами наряду с соблюдением правил лицензирования. Повторное использование делает SAM и его ценность видимыми и измеримыми. Отделы управления программными активами могут использовать результаты достигнутых сбережений на лицензиях, чтобы продвигать бизнес-кейс для SAM и его многочисленные преимущества для всей организации. 

Начните сейчас, чтобы раскрыть весь потенциал вашего управления программными активами, внедрив автоматизированные процессы повторного использования программного обеспечения.

Christian Müller – Руководитель отдела обслуживания решений и услуг в USU Solutions