Uzņēmuma mazvērtības kompleksi - mīts vai patiesība?

Man ir bijusi tā laime strādāt dažāda lieluma organizācijās: gan 20 cilvēku kolektīvā, gan korporācijā ar 260 tūkstošiem darbinieku. Burvība, kas piemīt nelieliem uzņēmumiem, ir tas, ka šie uzņēmumi cenšas strādāt maksimāli efektīvi, ātri pieņem pārmaiņu lēmumus, ātri reaģē uz izmaiņām tirgū un ir atvērti pārmaiņām, lai nodrošinātu savu biznesa izaugsmi.

BET ne personālvadības jautājumos.

Nesen elektroniskajā Forbes versijā izlasīju rakstu, kas apliecina manu līdzšinējo pieredzi: “70% mazo uzņēmēju personālvadības uzdevumus pilda kā papildu darbus paralēli saviem tiešajiem darba pienākumiem”. Respektīvi, uzņēmuma vadība, grāmatvedība vai jurists ir tie, kas nodrošina personāla dokumentācijas sagatavošanu, algu aprēķināšanu, prombūtņu uzskaiti un jebkuru citu dokumentu sagatavošanu, kas saistīti ar personāla jautājumiem. Padalīšos ar praktisku piemēru no dzīves:

DARBINIEKU PROMBŪTŅU NOFORMĒŠANA

Neatkarīgi no uzņēmuma darbinieku skaita, katrā darba vietā ir izveidota sava prombūtnes monitoringa sistēma. Uzņēmumā A atvaļinājuma un citu prombūtņu (slimības lapas, asins donoru dienas, mācību atvaļinājums utt.) iesniegumi tiek iesniegti un apstrādāti papīra formātā. Darbinieka prombūtnes informācija nav pieejama un nav apskatāma visiem darbiniekiem (ieskaitot uzņēmuma vadību). Katram darbiniekam ir tiesības zināt, cik atvaļinājuma dienas viņš var izmantot. Uzņēmumā A atvaļinājuma dienu (atlikuma) noskaidrošana notiek pie grāmatvedības, sazinoties, izmantojot e-pastu, vai uzdodot šo jautājumu klātienē (attiecīgi: atraujot darbinieku no pamata pienākumu veikšanas). Nav pārskatāma un pieejama informācija par aizvietotājiem kolēģa prombūtnes laikā.

Manuāla atvaļinājumu un komandējumu rīkojumu sagatavošana papīra formātā.

Un te parādās virsrakstā pieminētie “mazo uzņēmumu kompleksi” – ja mēs esam mazi, tad mūsu cilvēki drīkst darīt manuālu darbu? Ja esam mazi, tad ir pieņemami, ka mēs neredzam savu kolēģu prombūtņu informāciju? Mēs varam pagaidīt, kamēr grāmatvedei būs laiks aprēķināt mūsu uzkrātā atvaļinājuma atlikumu? Ja esam mazi, tad noteikti mums “ir laiks” atjaunot kopīgotajās dokumentu mapēs informāciju par saviem atvaļinājuma plāniem? Un uzņēmuma grāmatvedei ir laiks apstrādāt personāla datus, jo mēs taču esam mazi un tas noteikti neaizņem daudz laika. Ceru, ka ir saprotams, ka šī bija ironija no manas puses, tomēr tā ir arī bieži sastopama realitāte. Lai cik mazi uzņēmumi būtu efektīvi sava pamata biznesa nodrošināšanā, tad atbalstošās funkcijas bieži vien netiek pārdomātas un ievērotas. Atstājot novārtā šādas lietas, ilgtermiņā tas ietekmē dokumentu aprites kvalitāti, izmaksājamo algu, atvaļinājuma, slimības lapu un citu izmaksu aprēķinu, nerunājot nemaz par vispārējo darbinieku apmierinātības līmeni ar uzņēmuma iekšējiem procesiem, kas saistīti ar darba tiesisko attiecību nodrošināšanu.  

RISINĀJUMS

Divi vārdi: procesu automatizācija. Vienkārša “Prombūtņu vadības” sistēma, kurā iespējams uzskaitīt darba laiku, plānot darba maiņas, pieteikt jebkura veida prombūtni. Šī informācija ir redzama visiem kolēģiem kalendāra formā, ir viegli saņemt atskaiti par prombūtnēm, jeb integrēt datus ar algu aprēķina sistēmu. Darbinieks pavada aptuveni 1min, lai veiktu nepieciešamās darbības, savukārt grāmatvedībai vajag tieši 1min, lai šo informāciju apkopotu un tālāk varētu veikt nepieciešamos aprēķinus algu, komandējuma naudu, slimības lapu un citām ar darba laika uzskaiti saistītām izmaksām.   Procesu automatizācija jau vairākus gadus ir “karstā” tēma HR profesionāļu vidū.  Jaunākais KPMG pētījums "The Future of HR 2019: in the Know or in the No" turpina šo tēmu atklājot, ka

53% aptaujāto organizāciju aktīvi strādā pie procesu automatizēšanas. 

Darbinieku pašapkalpošanās funkcijas ieviešana un dokumentu aprites automatizācija ir viens no pamata projektiem, ko HR var realizēt, lai uzsāktu savu pārmaiņu ceļu, tādējādi atbrīvojot laiku sev un kolēģiem, būtiskāku darbu veikšanai.   Lūk, divi manis ieteikti risinājumi, kas piedāvā procesu automatizācijas pakalpojumus: CAKE HR              SYMPA HR